Zarządzenie Nr 55/2024 Starosty Głubczyckiego z dnia 04-10-2024 w sprawie określenia zasad stosowania instrukcji kancelaryjnej, wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym w Głubczycach
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 107) w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67) zarządza się, co następuje:
§ 1. W Starostwie Powiatowym w Głubczycach, zwanym w dalszej części "Starostwem", w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją mają zastosowanie przepisy określone w:
1) instrukcji kancelaryjnej, zwanej w dalszej części "instrukcją kancelaryjną", stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwanego w dalszej części "rozporządzeniem", określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz regulującej postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej;2) jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia, będącym podstawą klasyfikowania i kwalifikowania przez oznaczenia, rejestrację i łączenia dokumentacji w akta spraw albo jej grupowania jako dokumentacji nietworzącej akt spraw, zwanym w dalszej części "JRWA";3) instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia, określającej organizację, zadania i zakres archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.§ 2. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w Starostwie jest system tradycyjny, przez który należy rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, wspomagany narzędziami informatycznymi. 2. Udostępnianie i rozpowszechnianie (a w szczególności przekazywanie, dekretacje, akceptacje, uzgodnienia) dokumentów wewnątrz Starostwa, zarówno przychodzących, jak i powstałych wewnątrz Starostwa, odbywa się w postaci elektronicznej w systemie SOD.§ 3. 1. W systemie tradycyjnym załatwianie i rozstrzyganie spraw oraz zarządzanie dokumentacją bieżącą wspomagane jest wdrożonymi w Starostwie systemami, programami i aplikacjami teleinformatycznymi dedykowanymi do realizacji określonych rodzajów usług publicznych, zwanych w dalszej części "systemami dedykowanymi", to jest: 1) systemem CEPiK - dla spraw zaklasyfikowanych do klas 541 „Rejestracja pojazdów" oraz 543 ”Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami";2) systemem FORIS - dla spraw zaklasyfikowanych do klasy: 725 "Zezwolenia, licencje i zgłoszenia";3) systemem EKSMOON - dla spraw zaklasyfikowanych do klasy: 8321 "Orzekanie o stopniu niepełnosprawności";4) systemem GEO-INFO - dla spraw zaklasyfikowanych do klas: 6621 "Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu szacunkowego", 6642 "Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno - kartograficznego", 6630 "Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu" w zakresie składanych wniosków oraz 6640 "Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego" w zakresie zgłoszeń prac geodezyjnych;5) systemem AGEMA - dla spraw zaklasyfikowanych do klasy: 225 "Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy" w zakresie urlopów wychowawczych, zwolnień od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 (art. 188 Kodeksu Pracy), zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, urlopów opiekuńczych, urlopów okolicznościowych, zwolnień od pracy z tytułu honorowego krwiodawstwa.2. Rejestry dokumentów, o których mowa w § 7 pkt. 9 - 11 instrukcji kancelaryjnej (tj. rejestr przesyłek wpływających, rejestr przesyłek wychodzących oraz rejestr pism wewnętrznych) tworzone są automatycznie w systemie SOD poprzez rejestrowanie i tworzenie dokumentów w systemie SOD, z wyłączeniem rejestrów prowadzonych w systemach dedykowanych, o ile rejestry te spełniają wymagania, o których mowa w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
3. Spisy spraw, o których mowa w § 7 pkt. 12 instrukcji kancelaryjnej, tworzone są automatycznie w systemie SOD, poprzez rejestrowanie i tworzenie dokumentów w systemie SOD, z wyłączeniem spisów spraw prowadzonych w systemach dedykowanych, o ile te rejestry spełniają wymagania, o których mowa w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
4. Elektroniczne udostępnianie i rozpowszechnianie dokumentów wewnątrz Starostwa, o którym mowa w § 2 ust. 2 oznacza, że podstawą do podjęcia czynności w sprawie jest dokument elektroniczny przesłany w systemie SOD. W przypadku gdy przesłany dokument w systemie SOD jest oznaczony jako nie w pełni odwzorowany cyfrowo (z uwagi na to, że nie jest możliwe przekazanie kompletu dokumentów w formie elektronicznej z przyczyn technologicznych) podjęcie czynności w sprawie następuje w dniu dostarczenia niezbędnych (wymaganych do rozpatrzenia sprawy) dokumentów w postaci papierowej do komórki merytorycznej, po uprzednim odnotowaniu tego faktu w systemie SOD w komentarzu do dokumentu oznaczonego jako nie w pełni odwzorowany cyfrowo.
5. Dekretacje dla pism zarejestrowanych w systemie SOD i wykonane w postaci elektronicznej przenosi się jako dekretacje zastępcze na dokumenty w postaci papierowej.
6. Dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, wykorzystywanie narzędzi informatycznych (w tym systemu SOD i systemów dedykowanych) nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt spraw w postaci papierowej, w szczególności dołączania do akt spraw odzwierciedlających przebieg ich załatwiania:
1) raportów z systemów teleinformatycznych (spisów spraw, metryk spraw i innych raportów, zawierających informacje mające znaczenie dla załatwienia sprawy); przy czym wydruki raportów powinny zawierać nazwę systemu, z którego pochodzą i datę wygenerowania;2) uwierzytelnionych kopii dokumentów elektronicznych oraz, o ile zachodzi konieczność, podpisów elektronicznych, komentarzy i innych metadanych.7. Uwierzytelnienie kopii z dokumentu elektronicznego, jego metadanych i innych raportów, o których mowa w ust. 6 powinno zawierać, co najmniej:
1) treść: "za zgodność kopii z dokumentem elektronicznym w systemie SOD365 nr (numer dokumentu zarejestrowanego w systemie)";2) informację o podpisie elektronicznym i jego weryfikacji (w szczególności dla dokumentów przychodzących i wychodzących):
a) dokument podpisany elektronicznie dnia ............./brak podpisu,
b) weryfikacja podpisu elektronicznego: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji;3) wskazanie osoby uwierzytelniającej kopię: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, podpis osoby sporządzającej uwierzytelnienie;4) data uwierzytelnienia.§ 4. 1. W celu wprowadzenia wyjątku od tradycyjnego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Starostwie kierownicy wydziałów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, zgodnie ze strukturą organizacyjną Starostwa, są zobowiązani do przekazania Sekretarzowi Powiatu wniosków o ustalenie wyjątku zawierających, co najmniej: 1) określenie klasy z wykazu akt, której wyjątek będzie dotyczył;2) uzasadnienie wyłączenia z uwzględnieniem przyczyn, o których mowa w § 1 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej;3) informacja o wspomaganiu realizacji spraw systemem dedykowanym oraz nazwę tego systemu (aplikacji, programu, portalu).2. Zmiany w przepisach prawa, w wyniku których konieczne jest wyłączenie od systemu tradycyjnego klasy z wykazu akt lub wskazanie systemu teleinformatycznego, w którym wyjątek będzie prowadzony, kierownicy wydziałów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, zgodnie ze strukturą organizacyjną Starostwa, są zobowiązani zgłosić Sekretarzowi Powiatu niezwłocznie.§ 5. 1. Przesyłki adresowane do Starostwa (przesyłki w postaci papierowej i elektronicznej: e-mail, ePUAP, informatyczny nośnik danych) podlegają rejestracji w systemie SOD na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej, z wyłączeniem: 1) przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną, które nie mają istotnego znaczenia dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;2) przesyłek rejestrowanych w systemach dedykowanych.2. Przesyłki, dla których adresatem jest Starostwo, traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w punkcie kancelarcyjnym Starostwa, z wyłączeniem przesyłek:
1) oznaczonych klauzulą tajności („zastrzeżone”, „poufne”);2) oznaczonych jako „oferta” w ramach prowadzonych w Starostwie procedur zamówień publicznych, naborów, konkursów;3) imiennych dotyczących Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej;4) wartościowych, gdy wskazano adresata;5) oświadczeń majątkowych.3. Na punkt kancelaryjnym wyznacza się odpowiednio:
1) Wydział Ogólno - Organizacyjny - kancelarię.4. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób, w sposób zwyczajowo przyjęty, z uwzględnieniem dekretacji przez Starostę i Wicestarostę dokumentów podlegających dekretacji, zgodnie z przyjętym kluczem kompetencyjnym.
5. Skargi i petycje, po dekretacji Starosty, rozdzielane są przez Sekretarza Powiatu właściwym komórkom organizacyjnym.
6. W przypadku jednoczesnej nieobecności Starosty i Wicestarosty - przesyłki przekazywane są Sekretarzowi Powiatu w celu ich dekretacji.
7. Kierownicy wydziałów dekretują otrzymane przesyłki wpływające na poszczególnych pracowników wydziałów (prowadzących sprawę).
8. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres różnych komórek organizacyjnych, dekretacji dokonuje Sekretarz Powiatu wskazując komórkę, do której należy ostateczne załatwienie sprawy (komórka merytoryczna).
9. Ustala się listę rodzajów przesyłek, dla których z powodu ich treści, formy lub wielkości dopuszcza sie odstąpienie od wykonania odwzorowań cyfrowych:
1) wydawnictwa, publikacje, gazety;2) zaproszenia;3) oferty szkoleniowe, zakupowe, dotyczące współpracy itp.;4) karty okolicznościowe;5) przesyłki, których forma lub postać uniemożliwia wykonanie odwzorowania cyfrowego, a w szczególności: trwale zszyte, opracowania, dokumentacje;6) przesyłki o rozmiarze strony powyżej formatu A7;7) przesyłki na informatycznym nośniku danych, których wielkość jest większa niż 15MB.§ 6. 1. W celu zapewnienia prawidłowości stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej JRWA w Starostwie zobowiązuje się kierowników wydziałów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy, zgodnie ze strukturą organizacyjną Starostwa, do: 1) monitorowania prawidłowości stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej przez podległych pracowników;2) przekazania Sekretarzowi wykazu klas z JRWA dla nowoutworzonej komórki, nie później niż w ciągu 30 dni od dnia utworzenia komórki.§ 7. Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się kierownikom wydziałów oraz pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy, zgodnie ze strukturą organizacyjną Starostwa.§ 8. Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2025 r.
Zarządzenie Nr 552024 Starosty Głubczyckiego z dnia 04-10-2024 w sprawie określenia zasad stosowania instrukcji kancelaryjnej wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w?Starostwie Powiatowym w?Głubczycach.pdf (477,23KB)