Zarządzenie Nr 72/2025 Starosty Głubczyckiego z dnia 30-12-2025 w sprawie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty170 000,00 zł netto

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1684), zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Niniejsze zarządzenie określa warunki oraz zasady udzielania przez Powiat Głubczycki zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000,00 zł netto. 2. Do zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000,00 zł netto należy stosować zasady określone w niniejszym zarządzeniu.
3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) cenie – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 168), nawet jeżeli jest płacona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą. Przez cenę należy zatem rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. W cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru lub usługi podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym. Przez cenę rozumie się również stawkę taryfową. 2) dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację. 3) komórce merytorycznej Starostwa – należy przez to rozumieć wewnętrzną jednostkę organizacyjną Starostwa Powiatowego w Głubczycach (wydział lub samodzielne stanowisko), na rzecz której ma zostać udzielone zamówienie. 4) najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub ofertę z najniższą ceną lub kosztem. 5) Powiecie - należy przez to rozumieć Powiat Głubczycki. 6) robotach budowlanych – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, określonych w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE, w załączniku I do dyrektywy 2014/25/UE oraz objętych działem 45 załącznika I do rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.)), zwanego dalej „Wspólnym Słownikiem Zamówień”, lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. 7) Starostwie – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Głubczycach. 8) usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, które nie są robotami budowlanymi lub dostawami. 9) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.). 10) wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 11) wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 12) zamawiającym – należy przez to rozumieć Powiat Głubczycki. 13) zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. 14) Zarządzie Powiatu - należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu w Głubczycach.

§ 2. 1. Zamówień dokonuje się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej oraz z zachowaniem zasad:1) celowości - co oznacza, że zamówienie w danym czasie jest niezbędne, 2) gospodarności - co oznacza, że zamówienie zostało dokonane w sposób oszczędny, racjonalny z zapewnieniem uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów, 3) legalności - co oznacza, że udzielenie zamówienia nie jest sprzeczne z przepisami prawa, 4) wyboru najkorzystniejszej oferty. 2. Dla zamówień w zakresie dostawy wody i odprowadzania ścieków, dostawy energii, gazu, ciepła, powszechnych usług pocztowych, usług przesyłowych energii elektrycznej, ciepła i paliw gazowych, których wartość nie przekracza kwoty 170 000,00 zł netto, nie mają zastosowania zasady niniejszego Zarządzenia, a zamówienia udziela się wykonawcy świadczącemu przedmiotową dostawę lub usługę.
3. Procedura udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 170 000,00 zł netto dokonana w formie jednorazowego wydatku powyżej kwoty 1 000,00 zł brutto wymaga właściwego udokumentowania w formie pisemnej, w szczególności w formie umowy, zamówienia lub zlecenia, z zastrzeżeniem § 4 ust. 4 oraz § 5 ust. 13 niniejszego zarządzenia.
4. Decyzję w sprawach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych związanych z bieżącą działalnością Powiatu podejmuje Starosta, Wicestarosta lub Kierownicy komórek merytorycznych Starostwa, działający na podstawie upoważnienia Zarządu Powiatu, a w pozostałym zakresie Zarząd Powiatu.
5. Do skuteczności czynności, o których mowa w ust. 4, potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika Powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
6. Postępowanie w sprawie wyłonienia wykonawcy zamówienia prowadzi pracownik komórki merytorycznej Starostwa odpowiedzialny za realizację zamówienia.§ 3. Szacowanie wartości zamówienia 1. Przed wszczęciem postępowania należy każdorazowo oszacować wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia, czy istnieje obowiązek stosowania ustawy. Formularz dokumentujący czynność szacowania wartości zamówienia stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Ustalenie wartości zamówienia należy do zadań komórki merytorycznej Starostwa, na rzecz której zamówienie ma zostać udzielone.
3. Komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna za realizację zamówienia ma obowiązek ustalenia jego wartości z należytą starannością.
4. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
5. Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia.
6. Zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.
7. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane, dostawy i usługi, to zamówienia należy udzielić na ten zakup, który stanowi jego główny przedmiot.
8. Jeżeli zamówienie obejmuje dostawę i instalację danego dobra lub rzeczy, to zamówienia należy udzielić na dostawę.
9. Jeżeli zamówienie obejmuje roboty budowlane i dostawy, które są niezbędne do ich wykonania, to zamówienia należy udzielić na roboty budowlane.
10. Jeżeli zamówienie obejmuje usługi i roboty budowlane niezbędne do ich wykonania to zamówienia należy udzielić na usługę.
11. Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić poprzez przeprowadzenie rozeznania cenowego telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej, poprzez przegląd cen zamieszczonych na stronach internetowych, analizę ogólnodostępnych katalogów, cenników, folderów itp. Wartość zamówienia można również oszacować na podstawie zamówień tego samego rodzaju udzielonych w poprzednim roku budżetowym bądź w latach poprzednich z uwzględnieniem zmian w zakresie przedmiotu zamówienia oraz zmian rynkowych. W przypadku robót budowlanych szacowanie wartości zamówienia może być dokonane w oparciu o kosztorys inwestorski lub planowane koszty zadania na podstawie programu funkcjonalno-użytkowego.
12. Przy szacowaniu wartości zamówienia należy współpracować z pozostałymi komórkami merytorycznymi Starostwa w celu zidentyfikowania ewentualnych zamówień tego samego rodzaju. W przypadku, gdy inna komórka merytoryczna Starostwa zamierza udzielić podobnego zamówienia należy zweryfikować czy nie zajdzie potrzeba agregacji zamówień. Jeżeli dojdzie do połączenia zamówień, a ich łączna wartość będzie wynosiła co najmniej 170 000,00 zł netto, wówczas do udzielenia zamówienia należy stosować przepisy ustawy.§ 4. Procedura udzielania zamówień, których wartość nie przekracza bądź jest równa kwocie 80 000,00 zł netto 1. Postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia o wartości nieprzekraczającej bądź równej kwocie 80 000,00 zł netto prowadzi komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna za jego realizację na podstawie ustnego polecenia służbowego, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie.
2. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie przez komórkę merytoryczną Starostwa pisemnego wniosku do zaakceptowania przez Skarbnika Powiatu oraz do zatwierdzenia przez Starostę lub Wicestarostę. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000,00 zł netto stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.3. Zamówienie może być realizowane po negocjacjach z jednym wykonawcą.
4. Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia, jeżeli zamówienie dotyczy dostaw, o wartości wskazanej w ust. 1. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura opisana przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia.
5. Jeżeli zamówienie będzie dotyczyć wykonania usługi lub roboty budowlanej, podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia będzie zlecenie (zamówienie) wystawione zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do niniejszego zarządzenia, na podstawie którego wykonawca wystawi fakturę. 6. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w § 5 niniejszego zarządzenia.
7. Komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna jest za dokumentowanie całej procedury udzielenie zamówienia.
8. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pełna dokumentacja postępowania jest przechowywana w komórce merytorycznie odpowiedzialnej za dane zamówienie.§ 5. Procedura udzielania zamówień, których wartość przekracza kwotę 80 000,00 zł netto 1. Postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 80 000,00 zł netto prowadzi komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna za jego realizację, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie.
2. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie przez komórkę merytoryczną Starostwa pisemnego wniosku do zaakceptowania przez Skarbnika Powiatu oraz do zatwierdzenia przez Starostę lub Wicestarostę. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000,00 zł netto stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Zamawiający zaprasza do składania ofert co najmniej dwóch wykonawców prowadzących działalność stanowiącą przedmiot zamówienia. Wzór zapytania ofertowego stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia. 4. Zaproszenie do składania ofert zamawiający kieruje telefonicznie, na piśmie: drogą pocztową bądź pocztą elektroniczną, lub w drodze bezpośredniego doręczenia.
5. W przypadku kierowania zapytań ofertowych telefonicznie do dokumentacji prowadzonego postępowania należy dołączyć notatkę służbową z przeprowadzonej rozmowy.
6. W przypadku kierowania zapytań drogą pocztową do dokumentacji prowadzonego postępowania należy dołączyć potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego.
7. W przypadku kierowania zapytań ofertowych pocztą elektroniczną do dokumentacji prowadzonego postępowania należy dołączyć wydruki potwierdzające wysłanie zapytania ofertowego.
8. W przypadku kierowania zapytań w drodze bezpośredniego doręczenia do dokumentacji prowadzonego postępowania należy dołączyć dowód potwierdzający otrzymanie zapytania ofertowego przez wykonawcę (np. zwrotkę z datą i podpisem wykonawcy lub egzemplarz zapytania ofertowego ze stosowną adnotacją wykonawcy o otrzymaniu zapytania).
9. W wyjątkowych sytuacjach, jeżeli niezbędne jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, Zarząd Powiatu może podjąć decyzję o odstąpieniu od zasad wskazanych w ust. 3-8 niniejszego paragrafu.
10. Wykonawcy składają oferty pisemnie. Formularz ofertowy stanowi Załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia. 11. Z wykonawcami, którzy złożyli oferty, można prowadzić negocjacje celem ustalenia najkorzystniejszych dla zamawiającego warunków zamówienia. Formularz protokołu negocjacji stanowi Załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. 12. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona jedna oferta to decyzję o jej wyborze podejmuje podmiot określony w § 2 ust. 4 niniejszego zarządzenia.
13. Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia, jeżeli zamówienie dotyczy dostaw, o wartości wskazanej w ust. 1. Podstawą udokumentowania takiego zamówienia będzie faktura opisana przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia.
14. Jeżeli zamówienie dotyczy wykonania usługi lub roboty budowlanej, podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia jest umowa zawarta pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
15. Komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna za udzielenie danego zamówienia przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do zaopiniowania radcy prawnemu lub adwokatowi, a następnie do akceptacji Skarbnikowi Powiatu, Staroście oraz Wicestaroście.
16. Umowę sporządza się w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.
17. Zamawiający dokumentuje przeprowadzenie postępowania w protokole stanowiącym Załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia. Prawidłowość przeprowadzenia postępowania oraz wybór najkorzystniejszej oferty potwierdza podmiot określony w § 2 ust. 4 niniejszego zarządzenia. 18. Komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna jest za dokumentowanie całej procedury udzielenie zamówienia.
19. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pełna dokumentacja postępowania jest przechowywana w komórce merytorycznie odpowiedzialnej za dane zamówienie.
§ 6. 1. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość odstąpienia, za zgodą podmiotu określonego w § 2 ust. 4 niniejszego zarządzenia, od zasad opisanych w § 5 i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, w szczególności w sytuacji kontynuacji współpracy z wykonawcą, krótkiego terminu realizacji zamówienia, zadania o specjalistycznym charakterze lub ograniczonej liczbie wykonawców. 2. Zasady określone w § 5 niniejszego zarządzenia nie mają zastosowania do udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych, zakupu paliwa, materiałów eksploatacyjnych do samochodów, produktów spożywczych, jeśli jednorazowe zamówienie nie przekracza bądź jest równe kwocie 80 000,00 zł netto, a całkowita wartość w skali roku nie przekracza kwoty 170 000,00 zł netto.
3. Zasady określone w § 5 niniejszego Zarządzenia nie mają zastosowania do udzielania zamówień, których wartość przekracza kwotę 80 000,00 zł netto, dofinansowanych z funduszy unijnych.§ 7. Procedura udzielania zamówień, których wartość przekracza kwotę 80 000,00 zł netto, dofinansowanych z funduszy unijnych 1. Zamówienie o wartości przekraczającej kwotę 80 000,00 zł netto, które jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej podlega zastosowaniu zasady konkurencyjności poprzez korzystanie z Bazy Konkurencyjności (BK2021) opartej o zapisy i wymogi wynikające z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
2. Baza Konkurencyjności dostępna jest pod adresem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.3. Baza Konkurencyjności jest głównym kanałem do publikacji ogłoszeń, składania ofert i wymiany informacji.
4. Postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 80 000,00 zł netto prowadzi komórka merytoryczna Starostwa odpowiedzialna za jego realizację, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie.
5. Pracownik odpowiedzialny za przygotowanie zamówienia ma obowiązek przeprowadzić szacowanie jego wartości na etapie planowania, z należytą starannością i zgodnie z zasadą zakazu dzielenia zamówienia. § 8. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu. § 9. Traci moc Zarządzenie Nr 59/2020 Starosty Głubczyckiego z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130.000,00 zł. § 10. Zarządzenie wchodzi w życie w dniu 1 stycznia 2026 roku.