Kontrole zewnętrzne w Starostwie Powiatowym w Głubczycach

Jednostka kontrolująca

Termin kontroli

Zakres kontroli

Zalecenia pokontrolne

Urząd Kontroli Skarbowej w Opolu

12.04.2011 r. – 30.06.2011 r.

oraz

07.07.2011 r. – 13.10.2011 r.

Kontrola celowości i zgodności z prawem gospodarowania wybranymi środkami publicznymi w latach 2009-2010.

Badanie celowości w czasie podejmowania decyzji i zgodności z prawem wykorzystania
i rozporządzania mieniem państwowym,
a w szczególności ujawnianie niedoborów,
a także innych szkód w tym mieniu w latach 2009-2010

W terminie do dnia 31.10.2011 r. podjąć działania mające na celu przestrzeganie przepisów:

- ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.),

- ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223
ze zm.).
W terminie do dnia 22.12.2011 r. podjąć działania mające na celu przestrzeganie przepisów:

- ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.),

- ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. z 2005 r. Nr 175, poz. 1459 ze zm.),

- ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego
(Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 ze zm.),

- ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego
i Kartograficznego
w Opolu

26.05.2011 r. – 19.07.2011 r.

1. Prawidłowość prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
w zakresie:

1. zgłaszania prac geodezyjnych, udostępniania informacji z zasobu do wykonania prac;
2. kontroli przyjmowanych do zasobu opracowań geodezyjnych
   i kartograficznych pod względem jakości
   i zgodności ze standardami technicznymi;
3. terminowości wydawania, wykonawcy prac, materiałów przeznaczonych dla zamawiającego.

2. Stosowanie w pracach geodezyjnych
   i kartograficznych układu współrzędnych płaskich prostokątnych oznaczonego symbolem „2000” zgodnie
   z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 sierpnia 2000 r. w sprawie państwowego systemu odniesień przestrzennych – Dz. U. Nr 70, poz. 821.
3. Prawidłowość prowadzenia ewidencji gruntów i budynków - § 44 i 45 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
   29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454), w tym:

- rejestrowanie, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, aktów notarialnych, orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych doręczonych do organu prowadzącego ewidencję,

- terminowość i merytoryczną poprawność wprowadzenia zmian do operatu, wynikających z doręczonych aktów notarialnych, orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych, a także dokumentacji przekazywanej przez właścicieli lub wykonawców prac zgłoszonych do państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego,

- udzielanie informacji, wypisów, wyrysów, kopii i zaświadczeń na podstawie danych zawartych w operacie ewidencji gruntów
i budynków,

- wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz przepisów o ochronie danych osobowych, związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów i budynków, w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych
w nim danych oraz dostępem osób nieuprawnionych,

- terminowość i rzetelność sporządzania urzędowych zestawień zbiorczych danych ewidencji gruntów i budynków.

4. Realizacja wymogu zawartego w przepisie § 80 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia
   w sprawie ewidencji gruntów i budynków.
5. Dopełnienie obowiązku przekazywania właściwym organom danych geodezyjnych i kartograficznych niezbędnych do aktualizacji państwowego rejestru granic.
6. Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.
7. Prawidłowość naliczania i egzekwowania opłat za czynności związane
   z prowadzeniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
   i udzielanie informacji z zasobu.
8. Prawidłowość wydatkowania środków funduszu gospodarki zasobem geodezyjnym i kartograficznym oraz dotacji budżetowych.
9. Spełnienie wymagań kwalifikacyjnych przez osoby zatrudnione na stanowiskach, na których wymagane jest posiadanie uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii – ocena stanu zatrudnienia.
10. Struktura organizacyjna komórki realizującej zadania z zakresu geodezji
    i kartografii.

Okres objęty kontrolą:
01.01.2010 r. – 31.12.2010 r.

1. Stosować pieczątkę o treści „Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej
   i Kartograficznej” na dokumentach przyjmowanych i wydawanych z zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
2. Przestrzeganie rozporządzenia z dnia 14.04.1999 r. w sprawie rozgraniczenia nieruchomości.
3. Przestrzeganie terminu wprowadzania zmian w części opisowej operatu ewidencji gruntów, budynków i lokali. Wzmóc kontrolę wewnętrzną nad osobami prowadzącymi operat ewidencyjny.
4. Przyjęcie jako podstawy do wprowadzenia zmian w operacie ewidencji gruntów, budynków i lokali zawiadomienia z księgi wieczystej wraz z aktem notarialnym.
5. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16.07.2001 r. w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.

Archiwum Państwowe w Opolu

20.05.2011 r.

Ewidencja, udostępnianie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych.

1. Odnaleźć spisy zdawczo-odbiorcze z przekazania materiałów archiwalnych po byłym Urzędzie Rejonowym w Głubczycach przez Starostwo Powiatowe w Głubczycach do Archiwum Państwowego w Opolu.
2. Sporządzać sprawozdania z działalności archiwum zakładowego zgodnie z Rozdziałem 11 Instrukcji archiwalnej (załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. – Dz. U. 2011 r. Nr 14, poz. 67). Sprawozdanie za rok 2010 przesłać do tutejszego Archiwum.

Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego

10.10.2011 r.

Weryfikacja prawidłowości realizacji Porozumienia nr DPO.VII.02173-1-2/10 z dnia 19.07.2010 r. wraz z późn. zm. w zakresie funkcjonowania Lokalnego Punktu Informacyjnego.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Wojewoda Opolski Wojewódzki Zespół ds. Orzekania
o Niepełnosprawności w Opolu

16.11.2011 r. – 30.11.2011 r.

Kompleksowa ocena działalności zespołu
w zakresie orzekania o niepełnosprawności
i stopniu niepełnosprawności:

- funkcjonowanie zespołu pod względem administracyjnym,

- zachowanie procedur administracyjnych wynikających z przepisów kpa, w toku postępowania o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności,

- stosowanie przepisów oraz realizacja standardów określających przebieg postępowania orzeczniczego,

- wydawanie orzeczeń o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności, a także orzeczeń o wskazaniach do ulg i uprawnień,

- sporządzanie ocen specjalistycznych przez przewodniczącego oraz członków składów orzekających,

- dobór powołanych członków składu orzekającego,

- rozpatrywanie oraz przekazywanie do II instancji akt spraw w trybie odwoławczym,

- wystawianie skierowań na badania specjalistyczne wykonywane przez Wojewódzki Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności, o których mowa w § 2 rozporządzenia w sprawie wykonywania badań,

- gromadzenie danych w systemie EKSMOoN,

- warunki organizacyjne i techniczne pomieszczeń wykorzystywanych przez zespół podlegający kontroli,

- kwalifikacje członków kontrolowanego zespołu,

- składanie informacji sprawozdawczych,
o których mowa w art. 6a ust. 1 ustawy
o rehabilitacji,

- wydawanie legitymacji dokumentujących niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności.

Okres objęty kontrolą: II – III kwartał 2011 r.

- W trybie pilnym doprowadzenie do spełnienia przez jednostkę kontrolowaną wymogów określonych w

- Bezwzględne stosowanie przepisów prawa art. 35 § 1, 2 i 3 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) określających terminy rozpatrywania spraw.

- Zapewnienie prawidłowego doboru przewodniczącego składu orzekającego, przede wszystkim poprzez powołanie w skład zespołu lekarzy specjalistów w dziedzinach: chorób wewnętrznych, laryngologii, ortopedii i neurologii.

- Podjęcie działań zapobiegających występowaniu przypadków nieprawidłowości, w zakresie merytorycznej oceny decyzji, podjętych na posiedzeniach składów orzekających.

- Zapewnienie kompletności dokumentacji medycznej gromadzonej w aktach spraw.

- Doprowadzenie do wyeliminowania uchybień w wypełnianiu druku oceny stanu zdrowia osoby orzekanej przez lekarza przewodniczącego składu orzekającego.

- Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości występujących w ocenach sporządzanych przez doradcę zawodowego.

- Spowodowanie wyeliminowania nieznacznych uchybień występujących w ocenach sporządzanych przez psychologa.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Oddział w Opolu Wydział Kontroli Płatników Składek

09.12.2011 r. – 22.12.2011 r.
(przerwa w dniu 16.12.2011 r.)

1. Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego.

2. Ustalanie uprawnień do świadczeń
z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.

3. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.

4. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

Okres objęty kontrolą:
styczeń 2008 r. – grudzień 2010 r.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Opolski Urząd Wojewódzki

28.05.2012 r.

Kontrola przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na terenie powiatu.

Okres objęty kontrolą:
od 01.01.2010 r. do 30.04.2012 r.

1. Wprowadzić do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Głubczycach zapisy określające szczegółowe zadania Wydziału Ogólno – Organizacyjnego w zakresie obrony cywilnej.
2. Prowadzić, zgodnie z § 4 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25.06.2002 r.
   w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. nr 96, poz. 850), kontrole w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na obszarze powiatu, a także rzetelnie je dokumentować.
3. Wnikliwie analizować i weryfikować pozyskane dane z jednostek samorządu terytorialnego w celu sporządzenia rzetelnych informacji na temat przygotowań
   i realizacji zadań obrony cywilnej na obszarze powiatu.

Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego

07.05.2012 r. – 18.05.2012 r.

Wydawanie licencji i zezwoleń w krajowym transporcie drogowym oraz wydawanie zaświadczeń przy przewozach na potrzeby własne.

Okres objęty kontrolą:
01.01.2011 r. do 31.12.2011 r.

1. Zaleca się dokładną analizę przedkładanych dokumentów, celem ustalenia poprawności składanego wniosku. Wystąpienie braków we wniosku skutkuje koniecznością wezwania do uzupełnienia braków formalnych złożonego podania (zgodnie z art. 64 kpa), a w przypadku nie usunięcia tych braków w wyznaczonym terminie – pozostawienia wniesionego podania bez rozpoznania.
2. Zaleca się dokładną weryfikację załączonych do wniosków dokumentów i wydawanie licencji lub zaświadczeń wyłącznie w przypadku posiadania kompletu dokumentów wymaganych przepisami prawa.
3. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2007 r., Nr 125, poz. 874 z późn. zm.) – licencja wygasa w razie (…) likwidacji lub postanowienia o upadłości przedsiębiorcy, któremu została udzielona. W ww. przypadkach przedsiębiorcy zakończyli prowadzenie działalności, w związku z powyższym należy uznać,
   że ich licencja wygasła. Wydając decyzję o stwierdzeniu wygaśnięcia uprawnień licencyjnych organ winien mieć na względzie, że decyzja ta ma charakter wyłącznie deklaratoryjny
   a ustawowy skutek w postaci wygaśnięcia licencji należy każdorazowo wpisywać datę rzeczywistego zaistnienia okoliczności wywołujących ustawowy skutek.
4. Zobowiązuje się do realizacji ciążącego na organie licencyjnym obowiązku wynikającego
   z art. 83 ust. 3 ustawy o transporcie drogowym tj. przedstawiać ministrowi właściwemu do spraw transportu, co najmniej dwa razy w roku, w terminach do dnia 15 stycznia oraz do dnia 15 lipca, informacje dotyczące liczby i zakresu udzielonych licencji, zezwoleń
   i zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne oraz liczby wypisów z tych dokumentów, a także liczby licencji w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy.

Opolski Urząd Wojewódzki

30.03.2012 r.

- Prawidłowe przygotowanie lokali dla wójta lub burmistrza (prezydenta miast), powiatowej komisji lekarskiej i wojskowego komendanta uzupełnień do przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej.

- Odpowiednia ilość osób zatrudnionych do prac związanych z wprowadzeniem danych do ewidencji wojskowej osób stawiających się do kwalifikacji wojskowej i wydaniem wojskowych dokumentów osobistych oraz do prowadzenia zajęć z osobami zgłaszającymi się do kwalifikacji wojskowej w lokalu, w którym jest prowadzona kwalifikacja wojskowa.

- Odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń
i dokumentacji po zakończeniu urzędowania ww organów.

- Sprawdzenie zgodności osób pracujących
w Powiatowej Komisji Lekarskiej
w Głubczycach z powołanymi w zarządzeniu Wojewody Opolskiego w sprawie powołania Wojewódzkiej Komisji Lekarskiej
i powiatowych komisji lekarskich do kwalifikacji wojskowej w 2012 r. ze zmianą oraz w zarządzeniu Wojewody Opolskiego
w sprawie zabezpieczenia medycznej obsługi kwalifikacji wojskowej w 2012 r. ze zmianami.

Okres objęty kontrolą:
od 2 stycznia 2012 r. do dnia kontroli.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Najwyższa Izba Kontroli
Delegatura w Opolu

12.01.2012 r. – 07.03.2012 r.

1. Kontrola powiązań budżetu Powiatu Głubczyckiego z budżetem państwa w zakresie wybranych dochodów i wydatków w 2011 r.

2. Realizacja zadań związanych z usuwaniem drzew z pasa drogowego dróg powiatowych oraz zagospodarowaniem drewna pozyskanego w wyniku wycinki w latach
2008-2011.

1. Prawidłowe ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów uzyskanych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zleconych ustawami.
2. Niezwłoczne podejmowanie działań windykacyjnych wobec podmiotów zalegających z uiszczaniem należności budżetu państwa.
3. Podjęcie działań organizacyjnych zapewniających:

• przygotowanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych
  w terminach umożliwiających dokonanie wyboru wykonawców
  z zachowaniem trybów w pełni konkurencyjnych
• niezwłoczne zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzielonych zamówieniach,
• terminowe składanie wniosków o refundację wydatków na funkcjonowanie LPI.

1. Rzetelna weryfikacja zasadności usuwania drzew rosnących w pasie drogowym dróg powiatowych
2. Podjęcie skutecznych działań w celu zapewnienia: 

• rzetelnego obmiaru i klasyfikacji drewna pozyskiwanego z usuwanych drzew oraz jego dokumentowania,
• prawidłowego nadzoru nad realizacją zezwoleń na usuwanie drzew oraz skutecznego egzekwowania obowiązków nałożonych na podmioty dokonujące wycinki,
• najkorzystniejszych i zgodnych z przepisami warunków zlecania wycinki drzew i sprzedaży pozyskanego drewna,
• rzetelnego, tj. zgodnego z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, sporządzania dowodów księgowych dot. sprzedaży drewna,
• prawidłowego wymiaru i dochodzenia należności z tytułu odsetek za nieterminowe płatności,
• rzetelnego sporządzania wniosków o wydanie zezwoleń na usunięcie drzew.

Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Opolu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Starostę w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań.

Urząd Kontroli Skarbowej w Opolu

12.12.2013 r.

Sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania Lokalnego Punktu Informacyjnego, zgodnie
z Porozumieniem nr DPO.VII.02173-1-2/10
z dnia 19.07.2010 r. wraz z późn. zm.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Dyrektor Urzędu Kontroli Skarbowej
w Opolu

29.05.2013 r. – 27.01.2014 r.

Kontrola rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatku od towarów i usług
za miesiące od stycznia 2008 r. do grudnia 2011 roku.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Opolu

19.08.2013 r. – 14.10.2013 r.

Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu za rok 2012 oraz wybranych zagadnień za lata 2011 i 2013.

1. Wzmocnić nadzór w zakresie rachunkowości celem zapewnienia przestrzegania zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Zapewnić sporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych za poszczególne okresy sprawozdawcze, zgodnie z dyspozycją art.14 ust. 3 cyt. ustawy. Operacje gospodarcze w zakresie środków PFRON ewidencjonować w księgach rachunkowych Starostwa zgodnie z przepisem art. 4 ust. 2
   i art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przestrzegać obowiązku wyjaśniania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, zgodnie z przepisem z art. 27 ustawy o rachunkowości.
2. Zapewnić publikowanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzieleniu zamówień publicznych niezwłocznie po zawarciu umów oraz sporządzanie kompletnych protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Stosować
   w powyższym zakresie przepisy art.95 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223 poz. 1458).
3. Zapewnić skuteczne funkcjonowanie kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Głubczycach a w szczególności realizację jej celów w zakresie zgodności i działalności jednostki z procedurami wewnętrznymi oraz efektywności i skuteczności przepływu informacji, zgodnie z przepisami art. 68 ust. 2 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.).

Archiwum Państwowe w Opolu

17.04.2013 r.

Kontrola archiwum zakładowego.

1. Sporządzić terminarz prac związanych z przeglądem i zmianą kwalifikacji dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Starostwa Powiatowego w Głubczycach, zgodnie z zapisami §6 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
   (Dz. U. 2011, Nr 14, poz. 67),
2. Terminarz prac związanych z przeglądem i zmianą kwalifikacji dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym przesłać do Archiwum Państwowego w Opolu.
3. W oparciu o ustalony harmonogram systematycznie dokonywać zmiany kwalifikacji dokumentacji,
4. Rejestrować warunki wilgotności i temperatury zgodnie z § 8.3 pkt. 6 Instrukcji archiwalnej.

Równocześnie mając na względzie aktualne warunki lokalu archiwum zakładowego, zwrócono uwagę, iż w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, po. 67) lokal archiwum zakładowego należy dostosować do wymogów określonych w załączniku nr 6
w terminie określonym w § 6.9 ww. Rozporządzenia.

Urząd Kontroli Skarbowej w Opolu

06.03.2013 r. - 28.06.2013 r.

Kontrola prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi obejmującymi część oświatową subwencji ogólnej, w tym wykonywania obowiązków związanych
z gromadzeniem danych stanowiących podstawę jej naliczenia, na 2009 rok.

Podjąć działania mające na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. Nr 139, poz. 814 ze zm.) oraz ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.).

Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego
i Kartograficznego

14.02.2013 r. -  15.03.2013 r.

Realizacja zaleceń pokontrolnych z kontroli problemowej przeprowadzonej w miesiącach czerwiec-lipiec 2011 r. w Starostwie Powiatowym w Głubczycach, dotyczącej przestrzegania przepisów z zakresu geodezji
i kartografii – pismo z dnia 09.08.2011 r.
nr WINGiK.431.5.2011.AO

Brak zaleceń pokontrolnych.

Dyrektor Urzędu Kontroli Skarbowej
w Opolu

23.12.2014 r.

Prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi obejmującymi część oświatową subwencji ogólnej, w tym wykonywania obowiązków związanych z gromadzeniem danych stanowiących podstawę jej naliczenia, na 2011 rok.

Podjąć działania mające na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. Nr 139, poz. 814 ze zm.) oraz ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz.2572 ze zm.)

Wojewoda Opolski

04.04.2016 r. – 29.04.2016 r.

Działanie Starosty Głubczyckiego jako organu administracji geodezyjnej i kartograficznej
w zakresie realizacji zadań wynikających
z przepisu art. 7d ustawy z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne,
a w szczególności:

1. Prowadzenie części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego
   i kartograficznego ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa
   w art. 12, 12a, 12b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne;
2. Prowadzenie ewidencji gruntów
   i budynków;
3. Prowadzenie gleboznawczej klasyfikacji gruntów;
4. Zakładanie i aktualizacji mapy zasadniczej;
5. Przestrzeganie obowiązku ochrony znaków geodezyjnych, grawimetrycznych
   i magnetycznych;
6. Prowadzenie postępowań administracyjnych;
7. Celowość i prawidłowość wydatkowania środków budżetowych na zadania geodezyjne i kartograficzne.

Okres objęty kontrolą -
od dnia 01.01.2014 r. do 31.12.2015 r.

1. Należy zapewnić prawidłową realizacją zadań wynikających z art. 12, 12a12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, a w szczególności:

- zachować termin 10 dni roboczych na uzgodnienie z wykonawca listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnienie ich kopii,

- przyjmować prawidłowo sporządzone przez wykonawców prac dokumenty m.in. zawiadomienia wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych o zakończeniu tych prac, wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych,

- sporządzać prawidłowo protokoły weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do PZGiK,

- dokumentować daty wykonywania poszczególnych czynności przez POODGiK,
a w szczególności: datę dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, datę przeprowadzenia weryfikacji, datę wpływu wniosku o uwierzytelnienie dokumentów, datę uwierzytelnienia dokumentów, datę wystawieniu Dokumentu Obliczenia Opłaty za uwierzytelnienie dokumentów,

- wzmóc nadzór nad poprawnością weryfikacji przekazywanych Staroście zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych pod względem zgodności z przepisami prawa obowiązującymi w geodezji i kartografii.

2. Podjąć działania mające na celu prawidłową realizację przepisów rozporządzenia z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków, a w szczególności:

- dostosować dane zawarte w bazie danych ewidencji gruntów i budynków do aktualnych zapisów rozporządzenia,

- zapewnić wydawanie wypisów, wyrysów i kopii dokumentów, o których mowa w art. 24 ust. 3 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne o treści zgodnej z wytycznymi zawartymi w § 52 ww. rozporządzenia,

- zapewnić realizację przepisów § 44 pkt. 6 oraz § 54 dotyczących przeprowadzenia przez Starostę Głubczyckiego okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych;

3. Uwzględniając wykazane nieprawidłowości w zakresie tworzenia metadanych w odniesieniu do zbiorów i usług danych przestrzennych odpowiadających tematom wymienionym w rozdziale 3 załącznika do ustawy o infrastrukturze informacji przestrzennej należy zapewnić prawidłową realizację przepisu art. 4 ust. 1c ustawy Prawo geodezyjnej i kartograficzne;

4. Podjąć działania zapewniające przestrzeganie przepisów rozporządzenia z dnia 12.09.2012 r. w sprawie gleboznawczej klasyfikacji gruntów, a w szczególności:

- zaniechać wydawania postanowienia o obciążeniu wnioskodawcy postępowania w sprawie przeprowadzenia klasyfikacji gruntów w przypadku postępowań prowadzonych n wniosek, w którym sam wnioskodawca zobowiązuje się do dostarczenia operatu klasyfikacyjnego wykonanego na jego koszt,

- w przypadku przeprowadzenia klasyfikacji na wniosek właściciela zawiadamiać właściciela o możliwości zgłaszania zastrzeżeń do projektu ustalenia klasyfikacji,

- zapewnić aby akta prowadzonego postępowania w sprawie ustalenia klasyfikacji zawierały informację o przeprowadzeniu analizy niezbędnych materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny oraz jej wynikach,

- mapę klasyfikacji, o której mowa w § 8 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia, załączać do decyzji o ustaleniu klasyfikacji jako integralna jej część;

5. Podjąć działania zapewniające przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, a w szczególności:

- zapewnić stronom postępowania czynny udział na każdym etapie prowadzenia postępowania,

- przestrzegać terminy załatwienia sprawy określone w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego, o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 zawiadamiać strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy,

- decyzję administracyjną doręczać każdej ze stron postępowania, w tym każdemu z małżonków indywidualnie;

6. Podjąć działania zapewniające prowadzenie bazy danych szczegółowych osnów geodezyjnych w obowiązującym układzie wysokościowym;

7. Podjąć działania zapewniające przeznaczanie całości dochodów własnych budżetu powiatu pozyskanych z wpływów ze sprzedaży map, danych z ewidencji gruntów i budynków oraz innych materiałów i informacji z zasobów powiatowych, a także opłat za czynności związane z prowadzeniem tych zasobów i uzgadnianiem projektowanych sieci uzbrojenia terenu na zadania związane z gromadzeniem, aktualizacją, uzupełnianiem, udostępnianiem i zabezpieczaniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz wyłączaniem materiałów z zasobu, w tym m.in. informatyzację zasobu mając szczególnie na uwadze, iż z dniem 1 stycznia 2017 r. mapa zasadnicza winna być prowadzona w postaci cyfrowej i tworzona na podstawie odpowiednich zbiorów danych zawartych w bazach danych, o których mowa w art. 4 ust. 1a pkt., 3 i 10 oraz ust. 1b Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

Opolski Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny

11.03.2016 r.

Ocena realizacji przez pracodawcę wymogów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy robotników drogowych Wydziału Drogownictwa Starostwa Powiatowego w Głubczycach.

1. Sporządzić spis aktualnie stosowanych niebezpiecznych/stwarzających zagrożenie mieszanin chemicznych.
2. Uzyskać i zaznajomić pracowników z kartami charakterystyki stosowanych mieszanin: wylewka betonowa ROLAS, zimowy płyn do spryskiwaczy, rozcieńczalnik olejowo – ftalowy, Petrygo Q, Birol.
3. Oznakować w sposób widoczny stosowane substancje chemiczne i ich mieszaniny.
4. Sporządzić i udostępnić pracownikom do stałego korzystania instrukcję stanowiskową dot. bhp przy pracy z niebezpiecznymi chemikaliami, uwzględniająca informacje zawarte w ich kartach charakterystyki.
5. Dokonać oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach: kierowca/konserwator i konserwator/pracownik drogowy, uwzględniającej wszystkie czynniki ryzyka występujące przy wykonywanych pracach, w tym:

1. drgania mechaniczne,
2. niebezpieczne/stwarzające zagrożenie substancje i mieszaniny chemiczne,
3. czynniki biologiczne,
4. czynniki uciążliwe i niebezpieczne – zmienne warunki mikroklimatyczne, wypadki drogowe.

6. Przeprowadzić na stanowiskach pracy pomiary środowiskowe czynników szkodliwych:

1. hałasu,
2. drgań mechanicznych: ogólnych i miejscowych.

7. Sporządzić i udostępnić pracownikom instrukcję pierwszej pomocy oraz wykaz pracowników przeszkolonych w zakresie udzielania pierwszej pomocy.
8. Ustalić i udokumentować wyposażenie apteczek pierwszej pomocy w lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami.
9. Ustalić wielkość wydatku energetycznego na stanowiskach pracy robotników drogowych w celu udokumentowania zasadności zaniechania wydawania pracownikom posiłków w okresie od 01 listopada do 31 marca.
10. Doprowadzić do właściwego stanu higieniczno-sanitarnego pomieszczenia zaplecza socjalnego zlokalizowanego w Zespole Szkół Mechanicznych w Głubczycach:

1. zlikwidować zabrudzenia i spękania farby na ścianach i sufitach w pomieszczeniach,
2. wyposażyć pomieszczenia w nieuszkodzone sprzęty,
3. zapewnić łatwo zmywalną podłogę,
4. zapewnić odpowiednią liczbę siedzisk w pomieszczeniu szatni,
5. zorganizować w obrębie zaplecza socjalno – sanitarnego łatwo dostępne dla pracowników pomieszczenie natrysku,

11. Sporządzić i udostępnić do stałego korzystania instrukcje dot. bhp przy pracy
    z urządzeniami technicznymi stosowanymi w pomieszczeniach zaplecza socjalnego.

Wojewoda Opolski

18.03.2016r.

Ocena prawidłowości przygotowania kwalifikacji wojskowej w 2016 r.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

25.05.2016 r. – 17.06.2016 r.

1. Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

2. Ustalanie uprawnień do świadczeń
z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.

3. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.

4. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Archiwum Państwowe w Opolu

14.10.2016 r.

Przestrzeganie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zakresie prawidłowości postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacja niearchiwalną powstała i zgromadzoną
w podmiocie.

Zapewnić miejsce na kolejne dopływy dokumentacji w lokalu archiwum zakładowego.

Wojewoda Opolski

20.10. – 04.11.2016 r.

Sprawdzenie prawidłowości wykonywania zadań związanych z zarządzaniem ruchem na drogach powiatowych i gminnych przez Starostę Głubczyckiego, wynikających z art. 10 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo
o ruchu drogowym i rozporządzenia Ministra.

1. Sporządzenie wystąpienia do zarządców dróg, jak organ zarządzający ruchem zgodnie z art. 10 ust. 5 ustawy Prawo o ruchu drogowym w celu przypomnienia o konieczności wykonywania ciążących na nich obowiązkach jako organów właściwych w sprawach z zakresu utrzymania i ochrony dróg, zgodnie z art. 19 ust. 2, pkt. 4 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych.
2. Zwiększenie nadzoru nad jednostkami wprowadzającymi organizację ruchu w kwestii stosowania zapisów § 12 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie szczegółowych warunków zarządzania ruchem na drogach, poprzez wymaganie zawiadomienia o terminach ich wprowadzenia. Jeżeli w wyznaczonym przez organ terminie, w którym powinna zostać wprowadzona zatwierdzona organizacja ruchu, brak jest zawiadomienia, o którym mowa w powyższym przepisie organ informuje zarząd drogi o utracie ważności zatwierdzonej organizacji ruchu.
3. Doprowadzenie do właściwej archiwizacji protokołów z przeprowadzonych, zgodnie z § 12 ust. 5 rozporządzenia, w 2014 roku kontroli prawidłowości zastosowania, wykonania, funkcjonowania i utrzymania wszystkich znaków drogowych, urządzeń sygnalizacji świetlnej, urządzeń sygnalizacji dźwiękowej oraz urządzeń bezpieczeństwa ruchu drogowego umieszczonych na podległych drogach i przesłania Wojewodzie ich kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem.

Wojewoda Opolski

01.11.2016 r. – 30.11.2016 r.

Prawidłowość wykorzystania dotacji celowej udzielonej w 2016 r. z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w powicie głubczyckim ze szczególnym uwzględnieniem przyznanych dodatkowych środków na wynagrodzenia

Brak zaleceń pokontrolnych.

Starostwo Powiatowe w Głubczycach – Inspektor ds. kontroli

02.05.2017 r.

Gospodarka środkami publicznymi w zakresie dochodów budżetowych za okres od stycznia do września 2016 r. i w zakresie wydatków budżetowych za okres od stycznia do grudnia 2016 r.

1. Wzmocnienie nadzoru, dołożenie wszelkiej staranności i niedopuszczenie do powtarzających się błędów w zakresie naliczania opłat za zajęcie pasa drogowego, równocześnie przestrzegając zapisu wynikającego z art. 40 ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 460 z późn. zm.).
2. Przestrzegać przepisów prawa, w tym przypadku zapisu wynikającego z art. 48 ust. 3 ustawy z 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2016r. poz. 814 z późn. zm.). Wdrożyć skuteczne rozwiązania gwarantujące, iż umowy zlecenie będą opatrzone wymaganą kontrasygnatą Skarbnika.
3. Wzmocnienie nadzoru i kontroli nad działalnością związaną z gospodarką paliwami płynnymi w zakresie prowadzenia kart drogowych i nie dopuszczać do powtarzających się błędów. Przestrzegać procedur związanych z obiegiem i kontrolą dokumentów księgowych w myśl § 4 i 5 Zarządzenia nr 17/2011 Starosty Głubczyckiego z dnia 7 kwietnia 2011r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Starostwie Powiatowym w Głubczycach.

Wojewoda Opolski

05.04.2016 r. -28.04.2017 r.

Prawidłowość wykorzystania dotacji przekazanych w 2016r. na działalność Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego oraz nieodpłatną pomoc prawną.

1. Zapewnić skuteczną kontrolę źródłowych dokumentów księgowych przed ich ujęciem w księgach rachunkowych.
2. Podjąć działania zapewniające prawidłowe wydatkowanie środków zgodnie z ich przeznaczeniem, w ramach odpowiednich paragrafów klasyfikacji budżetowej.
3. Nie później niż na dzień bilansowy ustalać stan niezużytych materiałów, odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, dokonać ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu.
4. Przestrzegać przepisów art. 11 ust. 1 i 2 ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej.

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Opolu

26.07.2017 r. -09.10.2017 r.

Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej za 2016 rok oraz wybranych zagadnień za lata 2014-2015 i 2017 obejmująca następujące zagadnienia:

1. Ustalenia ogólnoorganizacyjne.
2. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.
3. Budżet jednostki – dochody i wydatki.
4. Gospodarka mieniem.
5. Rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi.

1. Wzmocnić nadzór w zakresie rachunkowości celem zapewnienia przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1047 z późn. zm.), a w szczególności:

- uzupełnić politykę rachunkowości o brakujące elementy w zakresie opisu algorytmów systemu informatycznego oraz wersji oprogramowania, stosownie do dyspozycji art. 10 ust. 1 pkt 3, lit. c) cyt. ustawy,

- zapewnić ujmowanie w ewidencji księgowej roszczeń spornych oraz zaangażowania wydatków budżetowych tak, aby dokonane zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 1 i 2 cyt. ustawy.

2. Zapewnić prawidłowe i skuteczne funkcjonowanie kontroli zarządczej
   w Starostwie, a w szczególności realizację jej celów w zakresie zgodności działalności jednostki z procedurami wewnętrznymi oraz efektywności i skuteczności przepływu informacji, stosownie do dyspozycji art. 68 ust. 2 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.
   o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U z 2016r. poz. 1870 z późn. zm.),
   a w szczególności:

- zmian zarządzeń Starosty dokonywać zgodnie z obowiązującym w jednostce Regulaminem organizacyjnym, z uwzględnieniem przepisów art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2017r. poz. 1868),

- wzmocnić procedury zapewniające prawidłową komunikację pomiędzy wydziałami merytorycznymi w celu skutecznego przekazywania informacji i dokumentów źródłowych w sposób zapewniający terminowe ujmowanie zdarzeń w ewidencji księgowej oraz odpowiednie rejestrowanie i wprowadzanie do obiegu dokumentów wszystkich umów, których stroną jest Starostwo, zgodnie z przepisem art. 68 ust. 2 pkt 6 cyt. ustawy,

- podjąć skuteczne działania w celu niedopuszczenia do ponownego wystąpienia nieprawidłowości związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej, poprzez wzmocnienie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów art. 68 i art. 69 cyt. ustawy.

3. Zapewnić przestrzeganie przepisów art. 174 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1666 z późn. zm.) oraz art. 38 ust. 5 ustawy z dnia
   21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 902 z późn. zm.) przy naliczaniu okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej.
4. Udzielać Staroście urlopu wypoczynkowego w terminach wynikających z przepisów art. 161 i 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1666 z późn. zm.).
5. Przestrzegać obowiązku uzyskania kontrasygnaty Skarbnika Powiatu przy zawieraniu umów skutkujących powstaniem zobowiązań majątkowych, stosownie do przepisu art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2017r. poz. 1868).
6. Stosownie do przepisów art. 114, 116 i 118 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1666 z późn. zm.) w związku z art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2017r. poz. 1868) podjąć możliwe działania w celu analizy zaistniałej sytuacji skutkującej zapłatą kary w wysokości 3 000,00 zł za bezczynność i przewlekłe postępowanie oraz ustalenia pracowników, którzy przyczynili się do zapłaty przedmiotowej kary wraz z określeniem stopnia ich winy.
7. Wzmocnić nadzór w zakresie udzielania zamówień publicznych. Zapewnić prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych z należytą starannością, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017r. poz. 1579 z późn. zm.), a w szczególności:

- zapewnić sporządzanie kompletnych protokołów postępowania o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1128) w zw. z art. 96 ust. 1 cyt. ustawy Prawo zamówień publicznych,

- podjąć zdecydowane i skuteczne działania w celu niedopuszczenia do ponownego wystąpienia nieprawidłowości związanych z niekompletnością protokołów postępowań
o udzielenie zamówień publicznych,

- wartość szacunkową robót budowlanych ustalać zgodnie z dyspozycją art. 33 ust. 1 cyt. ustawy,

- przy udzielaniu zamówień publicznych z wolnej ręki bezwzględnie przestrzegać przesłanek stosowania tego trybu określonych w przepisie art. 67 cyt. ustawy,

- zapewnić przestrzeganie obowiązku składania oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wykluczenie z postępowania przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu, stosownie do dyspozycji art. 17 ust. 2 cyt. ustawy,

- doprowadzić do prawidłowego gromadzenia i przechowywania protokołów postępowania wraz z załącznikami, zgodnie z przepisem art. 96 ust. 2 w związku z art. 97 ust. 1 cyt. ustawy.

8. Zaprzestać zawierania umów cywilno-prawnych z własnymi jednostkami organizacyjnymi, których przedmiotem są nieruchomości komunalne. Przekazując jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej nieruchomości niezbędne do wykonywania ich statutowej działalności stosować przepisy art. 43 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2016r., poz. 2147 z późn. zm.).
9. Wzmocnić nadzór i kontrolę wobec osób, które dopuściły do ponownego wystąpienia tych samych nieprawidłowości, stwierdzonych podczas dwóch kolejnych kontroli kompleksowych gospodarki finansowej Powiatu Głubczyckiego.

Wojewoda Opolski

25.09.2017 r.

Ocena stanu przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na obszarze powiatu.

1. Zaktualizować powiatowy plan OC zgodnie z wytycznymi wynikającymi z zarządzenia nr 103/12 Wojewody Opolskiego – Szefa Obrony Cywilnej województwa z dnia 8 czerwca 2012r. w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin, w szczególności:

1. dokonać właściwego zatwierdzenia i wdrożenia tego dokumentu w życie;
2. poprawić zestawienie „Uczestników kierowania i współdziałania w realizacji zadań obrony cywilnej na terenie powiatu głubczyckiego” wykreślając zapisy dla WCZK „koordynatora wojewódzkiego w zakresie obrony cywilnej”;
3. wpisać w zestawieniu „Sił i środków OC” aktualny stan FOC w powiecie;
4. wykreślić z planu zadania obronne z POFP nie dotyczące OC;
5. poprawić liczbę podmiotów w „Wykazie jednostek organizacyjnych przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji zadań OC”;
6. poprawić „Schemat struktury organizacyjnej OC Powiatu Głubczyckiego” tak, aby właściwie odzwierciedlał relacje kierowania powiat – gmina oraz obszar decyzyjny, współdziałania
   i koordynowania.

2. Opracować nowe karty realizacji zadań OC (KRZ OC) zgodnie z wytycznymi wynikającymi z zarządzenia nr 103/12 Wojewody Opolskiego – Szefa Obrony Cywilnej województwa z dnia 8 czerwca 2012r. w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin, z uwzględnieniem właściwej metodyki opracowania, zatwierdzania, uzgadniania i wypełniania kart.
3. Zaktualizować powiatowy plan ewakuacji ludności zgodnie z wytycznymi wynikającymi z zarządzenia nr 4/09 Wojewody Opolskiego – Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia
   8 stycznia 2009r. w sprawie opracowania planów ewakuacji III stopnia na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny, w szczególności:

1. zatwierdzić plan;
2. uaktualnić dane „Wykazu osób kierujących procesem ewakuacji ludności i plan ich alarmowania”;
3. poprawić dane liczbowe w „Zestawieniu liczby osób przewidzianych do ewakuacji”;
4. opracować w formie załącznika nową mapę do Planu w skali 1:50 000 zaznaczając na niej wszystkie niezbędne elementy graficzne wraz z legendą.

4. W Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego określić
   w zakresie działania Wydziału Ogólno-Organizacyjnego zadania w obszarze spraw obrony cywilnej.
5. Przestrzegać przy uzgadnianiu rocznych planów działania w zakresie obrony cywilnej ustalenia rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. nr 96, poz. 850).
6. Przestrzegać na stanowisku pracy ds. obrony cywilnej, ustaleń rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67), w szczególności w zakresie doboru klas JRWA, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.
7. Analizować i sprawdzać pozyskane informacje z jednostek samorządu terytorialnego w celu posiadania przez Szefa OC Powiatu wiarygodnych danych na temat oceny stanu przygotowań obrony cywilnej na obszarze powiatu. Fakt dokonanej weryfikacji danych dokumentować w aktach sprawy.
8. Rzetelnie dokumentować ustalenia kontroli i wyniki czynności kontrolnych w aktach kontroli, prowadzonych z zakresu obrony cywilnej na podstawie § 4 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. nr 96,
   poz. 850).
9. Opracować dla każdej grupy szkoleniowej szczebla powiatowego program szkolenia podstawowego, zgodnie z załącznikiem nr 1 do wytycznych Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016r. w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzenia szkoleń
   z zakresu obrony cywilnej.
10. Organizować i prowadzić szkolenia z zakresu obrony cywilnej zgodnie z wytycznymi Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016r. w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu obrony cywilnej.
11. Opracować plan działania powiatowej drużyny wykrywania i alarmowania (DWA), zgodnie z zarządzeniem nr 28/2015 Starosty Głubczyckiego z dnia 2 września 2015r. w sprawie powołania drużyny wykrywania i alarmowania w Starostwie Powiatowym Głubczyce, w którym powinno się uwzględnić m.in. podstawę prawną działania, zadania DWA; możliwości działania drużyny; strukturę organizacyjną; obsadę etatową; harmonogram osiągania gotowości do działania; plan alarmowania; wyposażenie.
12. Nadać członkom powiatowej drużyny wykrywania i alarmowania przydziały organizacyjno-mobilizacyjne do służby w formacjach OC zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 września 2002r. w sprawie odbywania służby
    w obronie cywilnej.
13. Zaplanować i zorganizować szkolenie członków powiatowej drużyny wykrywania i alarmowania.

Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna
w Opolu

04.10.2017 r.

Sprawdzenie sposobu wykonania obowiązków nałożonych przez Opolskiego Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego decyzją nr 9/HP/16, znak HP.9020.4.2016.MSS z dnia 25.05.2016r.

1. W spisie stosowanych substancji/mieszanin stwarzających zagrożenie zamieszczać wyłącznie produkty tak klasyfikowane. Uzupełnić spis o środki stosowane do utrzymania czystości m.in. „Domestos”.
2. Zweryfikować i usystematyzować ocenę ryzyka zawodowego w zakresie:

- nazwy stanowiska pracy, którego dotyczy ocena ryzyka zawodowego w zakresie ocenianych zagrożeń, daty sporządzenia,

- substancji chemicznych – należy zaktualizować zamieszczone informacje w zakresie stwarzanych zagrożeń, uwzględniając aktualnie obowiązującą klasyfikację substancji i mieszanin chemicznych wynikającą z Rozporządzenia 1272/2008/WE – CLP,

- czynników biologicznych – przeanalizować przy współudziale lekarza medycyny pracy zagrożenia wskazane w przedstawionej podczas kontroli „karcie pomiaru ryzyka zawodowego w zakresie szkodliwych czynników biologicznych” oraz „karcie analizy ryzyka pkt. 9”.

Ustalić przy współudziale lekarza medycyny pracy szkodliwe czynniki biologiczne, na które mogą być narażeni pracownicy drogowi na stanowisku pracy: konserwator/pracownik, kierowca/konserwator w Wydziale Drogownictwa Starostwa Powiatowego w Głubczycach
w związku z wykonywaną pracą, szkodliwe ich działanie; choroby, która może wystąpić w następstwie wykonywanej pracy i koniecznych do zastosowania środków ochrony przed zagrożeniem. Ponadto w ocenie ryzyka należy wskazać czas trwania narażenia.

3. Oznakować ostrzegawczo (znakami ostrzegawczymi - piktogramami) kanister z paliwem.
4. Udokumentować sposób wyliczenia czasu narażenia pracowników na hałas i drgania mechaniczne, podany do pomiarów.
5. W przypadku stosowania stwarzających zagrożenie substancji i mieszanin chemicznych zapewnić karty charakterystyki ich producentów i zapoznać pracowników z ich treścią.
6. W przypadku zakupu i stosowania stwarzających zagrożenie substancji i mieszanin chemicznych zapewnić pracownikom środki ochrony indywidualnej zgodnie z zaleceniami producentów wskazanych w kartach charakterystyki.
7. Uwzględnić w ocenie ryzyka zawodowego stwarzanego przez hałas i drgania mechaniczne na stanowisku pracy kierowca/konserwator, wymagane prawem informacje dotyczące:
8. poziomu narażenia;
9. czasu trwania narażenia;
10. wartości najwyższego dopuszczalnego natężenia oraz wartości progów działania;
11. skutków dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników;
12. informacji dotyczących poziomu emisji hałasu lub drgań mechanicznych dostarczanych przez producenta środków pracy;
13. badań profilaktycznych lekarskich pracowników;
14. dostępności środków ochrony indywidualnej przed hałasem lub drganiami mechanicznymi o odpowiedniej charakterystyce tłumienia;
15. wpływu niskich temperatur i zwiększonej wilgotności na pracowników narażonych na działanie drgań mechanicznych,

w terminie: do 29.12.2017r.

8. Sporządzić i udostępnić pracownikom do stałego korzystania instrukcję stanowiskową dot. bhp przy pracy z niebezpiecznymi chemikaliami, uwzględniającą informacje zawarte w ich kartach charakterystyki,

w terminie: do 29.12.2017r.

Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego

11.09.2018 r.

Wydawanie zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, licencji
i zezwoleń w krajowym transporcie drogowym, zaświadczeń na krajowy niezarobkowy przewóz drogowy oraz realizacja obowiązków kontrolnych i sprawozdawczych określonych w ustawie o transporcie drogowym.

1. Zaleca się dokładną weryfikację załączanych do wniosków dokumentów i wydawanie zezwolenia wyłącznie w przypadkach posiadania kompletu dokumentów wymaganych przepisami prawa. W wymienionej w protokole kontroli sprawie, w której stwierdzono nieprawidłowość należy wezwać stronę do uzupełnienia tego wniosku o brakujący dokument tj.: do przedłożenia oświadczenia osoby zarządzającej transportem w przedsiębiorstwie. Wskazuje się na konieczność potwierdzania daty wpływu pisma na wniosku wszczynającym postępowanie celem ustalenia daty wszczęcia postępowania i obliczania terminów załatwiania spraw zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego.
2. Zaleca się przeprowadzenie czynności kontrolnych zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców, m.in. zachowania terminu wskazanego w art. 55 cytowanej ustawy.

Izba Administracji Skarbowej w Opolu

05.06.2018 r. -26.09.2018 r.

Audyt gospodarowania środkami publicznymi w latach 2014-2016, w tym w szczególności:

- prawidłowość gospodarowania środkami publicznymi przekazanymi przez jednostkę samorządu terytorialnego w formie dotacji
w roku 2015,

- prawidłowość gromadzenia i przekazywania danych stanowiących podstawę naliczenia części oświatowej subwencji ogólnej w roku 2015.

Zaleca się przestrzeganie wszelkich przepisów, obowiązujących w tym zakresie, w szczególności ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 ze zm.) oraz ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2159
ze zm.).

Izba Administracji Skarbowej w Opolu

03.10.2018 r. -12.10.2018 r.

Prawidłowość gospodarowania środkami publicznymi obejmującymi część oświatową subwencji ogólnej, w tym wykonywanie obowiązków związanych z gromadzeniem danych stanowiących podstawę naliczenia subwencji na 2015 r., w zakresie szkół: Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych
w Głubczycach oraz Szkoły Policealnej dla Dorosłych w Głubczycach, dla których organem prowadzącym są: Krzysztof Ząbkowski i Jolanta Pietruk.

Zaleca się podjęcie działań mających na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1900) oraz ustawy z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1457), a w szczególności działań polegających na wypracowaniu skutecznych metod przeprowadzania weryfikacji wykazu przekazywanego przez Ministerstwo Edukacji Narodowej danych ujmowanych w SIO, w celu zapewnienia ich zgodności ze stanem faktycznym, stosownie do wymogu art. 111 ustawy
o systemie informacji oświatowej, oraz uwzględnianie przy sprawowaniu nadzoru nad szkołami, kontroli rzetelności prowadzenia baz oświatowych.

Wojewoda Opolski

07.11.2018 r.

Realizacja zadań obrony cywilnej na obszarze powiatu, w tym sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych zawartych
w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Opolskiego z dnia 31 października 2017 r. znak BZK.II.431.18.2017.BZ.

1. Dokonać analizy i weryfikacji ustaleń Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Głubczycach w celu określenia w zakresie działania Wydziału Ogólno-Organizacyjnego zadań z zakresu obrony cywilnej.
2. Określić pracownikowi Wydziału Ogólno-Organizacyjnego, realizującemu zadania obrony cywilnej, szczegółowe obowiązki w tym zakresie.
3. Wnikliwie analizować pozyskane informacje z jednostek samorządu terytorialnego w zakresie obrony cywilnej w celu posiadania pełnych i rzetelnych informacji na temat przygotowań i realizacji zadań OC na obszarze działania Szefa OC Powiatu Głubczyckiego. Dokumentować w aktach spraw fakt dokonywania weryfikacji danych.
4. W ramach kierowania i koordynowania działalnością szefów OC gmin w zakresie przygotowań i realizacji zadań OC na obszarze powiatu zwiększyć efektywność działań nadzorczych podejmowanych przez Szefa OC Powiatu w celu wyegzekwowania pełnej realizacji zadań OC na obszarze działania szefów OC gminy, w tym prowadzenia kontroli.
5. Rzetelnie sporządzać dokumentację kontrolną z prowadzonych kontroli z zakresu obrony cywilnej na podstawie § 4 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r.
   w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. nr 96, poz. 850).
6. Opracować dla grupy szkoleniowej „nauczyciele przedmiotu edukacji dla bezpieczeństwa” program szkolenia podstawowego zgodnie z załącznikiem nr 1 do wytycznych Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu obrony cywilnej.
7. Organizować i prowadzić szkolenia podstawowe i doskonalące z zakresu obrony cywilnej zgodnie z wytycznymi Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu obrony cywilnej.
8. Podjąć działania w celu ponownego utworzenia powiatowej drużyny wykrywania i alarmowania (DWA) zgodnie z zarządzeniem nr 30/15 Szefa Obrony Cywilnej Województwa Opolskiego – Wojewody Opolskiego z dnia 2 marca 2015 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania wojewódzkiego systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach oraz wojewódzkiego systemu wykrywania i alarmowania na terenie województwa opolskiego, z wykorzystaniem potencjału kadrowego jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, w szczególności Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Głubczycach.

Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego

(13.11.-17.11.2017r. – czynności kontrolne prowadzone
w siedzibie kontrolowanego organu, do 23.11.2017r., następnie wznowionych z dniem 08.01.-30.01.2018r. – czynności kontrolne prowadzone
w siedzibach podmiotów kontrolujących, które zostały przy tym przedłużone w dniu 08.01.2018r.)

Ocena prawidłowości i terminowości wykonywania zadań związanych
z przyjmowaniem w trybie art. 30 PrBudU, zgłoszeń budowy obiektu budowlanego lub innych robót budowlanych, zwolnionych
z obowiązku uzyskania pozwolenia na budowę, o których mowa w art. 29 ust. 1 i 2 PrBudU,
z uwzględnieniem zmian wprowadzonych ustawą nowelizującą z dnia 20 lutego 2015 r.
o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw.

1. Podjąć właściwe działania naprawcze poprzez zapewnienie prawidłowości – z zachowaniem należytej staranności – przestrzegania przepisów prawa realizując zadania w oparciu o następujące przepisy:

1. ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257), z późn. zm.,
2. ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1202 z późn. zm.) – w obecnym jej brzemieniu.

2. Wnikliwie badać zamiar budowy lub wykonania robót budowlanych objętych zgłoszeniem, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 1-2cPrBudU, pod kątem czy zamierzenie inwestycyjne, mieści się w katalogu budów, zawartym w art. 29 ust. 1 PrBudU, lub robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę, zawartym w art. 29 ust. 2 PrBudU (w tym dotyczącym remontu i przebudowy), oraz dokonywać faktycznej i prawnej oceny przedsięwzięcia z punktu widzenia jego zgodności z przepisami prawa w szczególności
   w aspekcie ochrony interesu publicznego.
3. Sprawdzać dokładnie kompletność wnoszonych zgłoszeń, tj. czy czynią one zadość wymogom ustalonym w przepisach prawa, w tym czy zawierają one odpowiednie szkice lub rysunki, określają rodzaj, zakres i sposób wykonania robót budowlanych umożliwiający organowi właściwą klasyfikację budowy lub robót budowlanych.
4. W razie stwierdzenia braków – obligatoryjnie podejmować działania w trybie art. 64 § 2 Kpa (jeśli braki są natury formalno-prawnej), bądź art. 30 ust. 5cPrBudU (w przypadku braków materialnych wskazanych w art. 30 ust. 2 - 4cPrBudU), których nieuzupełnienie skutkuje obowiązkiem wniesienia sprzeciwu w drodze decyzji.
5. W przypadkach określonych w art. 30 ust. 6 pkt 1 PrBudU bezwzględnie eliminować z trybu zgłoszeniowego sprawy wymagające uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę – wydając decyzję o wniesieniu sprzeciwu (w szczególności jeżeli: zgłoszenie dotyczy budowy lub wykonywania robót budowlanych objętych obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę, albo budowa lub wykonywanie robót budowlanych objętych zgłoszeniem narusza ustalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, decyzji o warunkach zabudowy, inne akty prawa miejscowego lub inne przepisy).
6. W przypadkach określonych w art. 71 ust. 5 pkt 1 PrBudU, wnosić sprzeciw, jeżeli zamierzona zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części wymaga wykonania robót budowlanych, objętych obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę.
7. Utrwalać, w formie adnotacji w aktach sprawy, czynności mające znaczenie dla sprawy, w tym dokumentować sprawdzanie zgodności budowy lub wykonywania robót budowlanych objętych zgłoszeniem z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (odpowiednio stosować art. 72 Kpa).
8. Kontrolować posiadanie przez osoby wykonujące samodzielne funkcje techniczne w budownictwie uprawnień do pełnienia tych funkcji.
9. Pamiętać o konieczności pobierania opłaty skarbowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, za dokonanie czynności urzędowej na podstawie zgłoszenia.
10. Zwrócić uwagę, że w myśl art. 30 ust.5ePrBudU, w przypadku,  gdy organ administracji architektoniczno-budowlanej nie wniósł sprzeciwu, projekt budowlany dotyczący budowy, o której mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1a, 2b i 19a, oraz przebudowy, o której mowa w art. 29 ust. 2 pkt 1b, podlega ostemplowaniu, którego należy dokonać niezwłocznie po upływie terminu na wniesienie sprzeciwu. Czynność ta winna polegać na opatrzeniu strony tytułowej projektu budowlanego pieczątką organu i pieczątką urzędową, a pozostałej zawartości projektu – pieczątką urzędową. Na stronie tytułowej powinna być przy tym zamieszczona informacja, do jakiego dokładnie zgłoszenia projekt stanowi załącznik oraz do jakiego dokładnie terminu nie wniesiono sprzeciwu do tego zgłoszenia.
11. Projekt budowlany zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu
    i formy projektu budowlanego należy sporządzić w czytelnej technice graficznej oraz oprawić w okładkę przystosowaną do formatu A4, w sposób uniemożliwiający dekompletację projektu.
12. Pamiętać, że obowiązek współpracy pomiędzy organem administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego wynika z przepisów prawa, a biorąc pod uwagę dobro lokalne powinna ona w szczególności polegać na wzajemnym zapewnianiu przepływu informacji o sprawach, które przed tymi organami zawisły.

Wojewoda Opolski

20.11.2018 r. -19.12.2018 r.

Realizacja przez powiat obowiązku wynikającego z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia
5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej.

1. Rzetelne sporządzanie ogłoszeń o otwartych konkursach ofert, aby dokładnie określały sferę zadań publicznych oraz zawierały wszystkie wymagane informacje, o których mowa w art. 13 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
2. Uchwalanie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 u.d.p.p.w., z zachowaniem zasad wynikających
   z art. 5a ust. 1 u.d.p.p.w., zawierającego w szczególności elementy wyszczególnione w art. 5aust.4u.d.p.p.w.

Departament Audytu Środków Publicznych Wydział Terenowy Audytu w Opolu

05.12.2018 r. -14.12.2018 r.

Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego
na lata 2014-2020 (projekt „Zintegrowany Transport Subregionu Południowego –
Etap I”).

Brak zaleceń pokontrolnych.

Najwyższa Izba Kontroli Delegatura
w Opolu

18.01.2019 r.

Działania z zakresu kompetencji jednostek samorządu terytorialnego realizowane
na podstawie prawa administracyjnego.

Podjęcie działań zmierzających do wyeliminowania przypadków podpisywania upoważnień przez inny podmiot niż organ oraz wydawania decyzji administracyjnych przez nieprawidłowo upoważnione osoby.

Izba Administracji Skarbowej w Opolu Dział Audytu Środków Pochodzących
z Budżetu Unii Europejskiej oraz Niepodlegających Zwrotowi Środków
z Pomocy Udzielanej przez Państwa Członkowskie EFTA

15.03.2019 r. -23.04.2019 r.

Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Wojewoda Opolski

11.03.2019r.

Ocena prawidłowości przygotowania kwalifikacji wojskowej w 2019 r.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Wojewoda Opolski

08.04.2019 r. -10.05.2019 r.

Upowszechnianie wiedzy o nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim przez powiat.

Zapewnienie właściwego wykonywania zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, realizowanych na podstawie ustawy, w zakresie upowszechniania wiedzy o nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim z terenu powiatu poprzez:

1. podjęcie działań mających na celu udostępnienie list jednostek nieodpłatnego poradnictwa prawnego z terenu powiatu na stronach internetowych gmin powiatu głubczyckiego;
2. podjęcie działań mających na celu prawidłową realizację dyspozycji art. 3b ustawy tj. z zakresu edukacji prawnej zmierzającej do zwiększenia świadomości prawnej społeczeństwa na terenie powiatu;
3. udostępnienie listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa w lokalnych środkach masowego przekazu zgodnie z art. 8a ust. 4 pkt 2.

Wojewoda Opolski

5, 6 i 7.08.2019 r.

Ocena realizacji zadań powiatu wynikających
z ustawy z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz zgodność zatrudnienia pracowników
z wymaganymi kwalifikacjami.

1. Planowanie adekwatnych działań mających na celu rozwój pieczy zastępczej względem zdiagnozowanych potrzeb w tym obszarze.
2. Weryfikowanie osób tworzących rodziny zastępcze w rejestrze sprawców na tle seksualnym, co jest niezgodne z art. 21 ustawy z dnia 16 maja 2016r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
3. Zapraszanie przedstawicieli ośrodka adopcyjnego do udziału w posiedzeniach do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka.
4. Dostosowanie umów zawartych z koordynatorami rodzinnej pieczy zastępczej do art. 79 ust. 2 ustawy.
5. Powierzenie zadań koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej w stosunku do rodzin nieobjętych wsparciem koordynatora, innemu pracownikowi niż koordynator lub koordynatorowi pod warunkiem nieprzekroczenia maksymalnie dozwolonej liczby rodzin zastępczych objętych jego wsparciem.
6. Opracowywanie planu pomocy dziecku we współpracy z podmiotem organizującym pracę
   z rodziną zgodnie z treścią art. 77 ust. 3 pkt 2) ustawy.

Opolski Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny

20.08.2019 r.

Ocena spełnienia przez pracodawcę ogólnych wymogów BHP oraz wymogów związanych
z narażeniem pracowników na hałas i drgania mechaniczne.

1. Zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego wynikającego z pracy z chemikaliami w zakresie faktycznie stosowanych chemikaliów oraz ich aktualnej klasyfikacji.
2. Skonsultować z lekarzem sprawującym opiekę profilaktyczną nad pracownikami biologiczne czynniki zagrożenia zawodowego wskazane w ocenie ryzyka zawodowego na stanowisku konserwatora.
3. Przeprowadzić pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowisku pracy konserwatora, z zakresu:

1. hałasu,
2. drgań mechanicznych miejscowych,

w terminie do: 31.03.2020 r.

4. Prowadzić i dokonywać na bieżąco wpisów do:

1. rejestru czynników szkodliwych dla zdrowia,
2. kart badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia,

w terminie: do 29.11.2019 r.

5. Uwzględnić w ocenie ryzyka zawodowego stwarzanego przez hałas i drgania mechaniczne informacje określone w § 4 ust. 1 pkt 4, 5, 12, 13 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 5 sierpnia 2005 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracach związanych z narażeniem na hałas lub drgania mechaniczne w terminie: do 16.12.2019 r.
6. Sporządzać prawidłowo skierowania na badania lekarskie pracowników zatrudnionych na stanowisku konserwatora, poprzez określenie w nich czynników szkodliwych dla zdrowia, wielkości narażenia oraz aktualnych wyników pomiarów tych czynników, w terminie: do 29.11.2019 r.

Wojewódzka Inspekcja Geodezyjna
i Kartograficzna
w Opolu

23.09.2019 r. -30.10.2019 r.

Kontrola Starosty Głubczyckiego jako organu administracji geodezyjnej i kartograficznej
w tematach:

- Modernizacja ewidencji gruntów i budynków – kontrola prawidłowości stosowania procedur przeprowadzania modernizacji EGiB (art. 24a ustawy z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne).

- Proces cyfryzacji zbiorów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
i automatyzacja jego funkcjonowania:

• stan cyfryzacji zasobu w zakresie materiałów kartograficznych oraz operatów,
• stan usługi przeglądania dla danych ewidencji gruntów i budynków,
• stan e-usług dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych,
• stan e-usług dotyczących obsługi narad koordynacyjnych,
• stan e-usług dotyczących udostępniania materiałów pzgik dla obywateli,
• stan bieżącej cyfryzacji dokumentów przekazywanych przez wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych.

- Kontrola stanu utworzenia baz danych,
o których mowa w art. 4 ust. 1a pkt 2, 3, 7, 10 oraz ust. 1b ustawy Prawo geodezyjne
i kartograficzne pod względem kompletności, jakości oraz pokrycia obszarowego.

- Kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych wynikających z kontroli przeprowadzonej
w roku 2016.

1. Należy podjąć działania mające na celu aktualizację zakresu zadań realizowanych przez Wydział Geodezji i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Głubczycach do aktualnie obowiązujących przepisów prawa obowiązujących w geodezji i kartografii.

2. Należy podjąć działania, dzięki którym osoba pełniąca funkcję geodety powiatowego spełniała będzie wymagania, wskazane w rozporządzeniu w sprawie określenia wymagań geodetów powiatowych.

3. Należy podjąć działania zapewniające przeznaczanie całości dochodów własnych budżetu powiatu pozyskanych z wpływów ze sprzedaży map, danych z ewidencji gruntów i budynków oraz innych materiałów i informacji z zasobów powiatowych, a także opłat za czynności związane z prowadzeniem tych zasobów i uzgadnianiem projektowanych sieci uzbrojenia terenu na zadania związane z gromadzeniem, aktualizacją, uzupełnianiem, udostępnianiem i zabezpieczaniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz wyłączaniem materiałów z zasobu, w tym m.in. informatyzację zasobu.

4. Należy dołożyć wszelkich starań, aby termin cyfryzacji materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego rozumianych jako mapa zasadnicza, poprzez założenie dla obszaru całego powiatu bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz bazy danych obiektów topograficznych o szczegółowości zapewniającej tworzenie standardowych opracowań kartograficznych w skalach 1:500 – 1:5000, spełniających wymogi zawarte odpowiednio w rozporządzeniu w sprawie BDOT500 wskazany w art. 53b ustawy Pgik został zachowany.

5. Uwzględniając wykazane nieprawidłowości w zakresie tworzenia meta danych w odniesieniu do zbiorów i usług danych przestrzennych dla zbioru danych objętego bazą danych rejestru cen i wartości nieruchomości należy zapewnić prawidłową realizację przepisu art.4 ust. 1c ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne.

6. Podjąć działania mające na celu uzupełnienie ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych w zakresie adresów usług przeglądania.

7. Zawiadomienia o mających się odbyć naradach koordynacyjnych winny zawierać wszystkie informacje wskazane w przepisie art. 28b ust. 3 ustawy Pgik, w tym o sposobie przeprowadzenia narady. Również protokoły z narad koordynacyjnych – powinny być sporządzone tak, aby spełniały wymogi art. 28b ust. 9 i ust. 10 ustawy Pgik, w szczególności, w przypadku gdy narada została przeprowadzona za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w protokole należy umieszczać adnotację o uzgodnieniu treści protokołu z osobami, które uczestniczyły w naradzie wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

8. Należy dotrzymać należytej staranności tak aby zawiadomienia, o których mowa w art. 28b ust. 3 oraz art. 28ba ust. 2 i 5 ustawy Pgik doręczane były za pomocą środków komunikacji elektronicznej wyłącznie podmiotom, które wyraziły na to pisemną zgodę oraz wskazały adres elektroniczny.

9. Podejmować wszelkie możliwe działania, aby termin cyfryzacji materiałów zasobu rozumianych jako operaty techniczne wskazany w § 32 ust. 2 rozporządzenia o prowadzeniu zasobu został zachowany.

10. Podjąć działania mające na celu dostosowanie prowadzonych baz danych do wymogów określonych w poszczególnych rozporządzeniach dot. prowadzenia tychże baz.

11. Uzgodnienie z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania prac oraz udostępnienie tych materiałów należy realizować w terminie 10 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia. Uzgodnienie to winno być w każdym przypadku dokumentowane.

12. Wzmóc nadzór nad weryfikacją przekazywanych Staroście Głubczyckiemu danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych pod względem zgodności z przepisami prawa obowiązującymi w geodezji i kartografii.

13. Podejmować działania polegające na okresowej weryfikacji danych ewidencyjnych.

14. Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia w sprawie gleboznawczej klasyfikacji gruntów w zakresie załączania do decyzji o ustaleniu klasyfikacji mapy klasyfikacji jako integralną jej część.

15. Zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, a w szczególności umożliwiać stronom postępowania czynny udział na każdym etapie prowadzonego postępowania.

16. Podejmować działania mające na celu podnoszenie kwalifikacji osób realizujących zadania z zakresu geodezji i kartografii poprzez ich udział w szkoleniach.

Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej
w Głubczycach

24.09.2019 r. -27.09.2019 r.

Rozpoznawanie możliwości i warunków prowadzenia działań ratowniczych przez jednostki ochrony przeciwpożarowej.

Brak zaleceń pokontrolnych.

Archiwum Państwowe w Opolu

11.10.2019 r.

Kontrola archiwum zakładowego Starostwa Powiatowego w Głubczycach w przedmiocie przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz
w zakresie prawidłowości postępowania
z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego
i dokumentacją niearchiwalną powstałą
i zgromadzoną w podmiocie.

1. Zaległe materiały archiwalne, dla których upłynął dwuletni okres przechowywania na stanowisku pracy, przekazać zgodnie z przepisami do archiwum zakładowego.
2. Po przyjęciu zaległych akt przesłać do Archiwum Państwowego w Opolu spisy zdawczo-odbiorcze akt kat. A przyjętych do archiwum zakładowego.
3. Teczki aktowe zawierające materiały o nietypowych formatach zszyć w sposób umożliwiający korzystanie z dokumentacji.
4. Ujednolicić opisy teczek aktowych względem posiadanych środków ewidencyjnych.
5. Dokonać trwałej oprawy materiałów archiwalnych Biura Rady Powiatu
   III kadencji z lat 2006-2010 w sposób zgodny z ówcześnie obowiązującymi przepisami.
6. Uzupełnić w zbiorze głównym spisów zdawczo-odbiorczych informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.
7. Wymienić w lokalach archiwum zakładowego drzwi wejściowe, na zgodne z wymogami określonymi w instrukcji archiwalnej.
8. Dostosować warunki klimatyczne w archiwum zakładowym do wymogów określonych
   w załączniku do obowiązującej instrukcji archiwalnej np. poprzez zakup osuszacza powietrza.
9. Zobowiązać pracowników merytorycznych do zachowania należytej staranności w zakresie realizacji wymogów § 53 ust. 1 obowiązującej instrukcji kancelaryjnej. Zalecenie realizować na bieżąco.
10. Akta kat. A oraz kat. B o okresach przechowywania dłuższych niż 10 lat, przekazywać do archiwum zakładowego zgodnie z zapisami § 15 ust. 4 pkt. 1 lit. e obowiązującej instrukcji
    w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Zalecenie realizować
    na bieżąco.

Wojewoda Opolski

15.10.2019 r. -31.12.2019 r.

Sprawdzenie prawidłowości stosowania przepisów, standardów i procedur postępowania wraz z oceną wydawanych orzeczeń, co do ich zgodności z zebranymi dokumentami i przepisami dotyczącymi orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności.

1. Dołączać do akt spraw uwierzytelnioną dokumentacje medyczną.
2. Zapewnić terminowe rozpatrywanie spraw.
3. Powołać w skład zespołu specjalistów w dziedzinie laryngologii, pediatrii, neurologii oraz psychiatrii.
4. Doręczać zawiadomienia zgodnie z procedurą określoną w art. 39 Kpa, stanowiącą o obowiązku doręczania pism za pokwitowaniem.
5. Doprowadzić do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w sporządzanych przez lekarzy – członków jednostki kontrolowanej, ocenach stanu zdrowia osoby orzekanej.
6. Doprowadzić do wyeliminowania uchybień w ocenach sporządzanych w toku postępowania o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności, przez: pracownika socjalnego, pedagoga, psychologa i doradcę zawodowego.
7. Doprowadzić do wyeliminowanie uchybień w protokołach sporządzanych podczas posiedzeń składów orzekających.

Wojewoda Opolski

29.11.2019 r.

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania
i załatwiania skarg i wniosków przez organy Powiatu Głubczyckiego, tj. Starosty Głubczyckiego i Radę Powiatu Głubczyckiego.

1. Zwiększyć nadzór ogólny sprawowany przez Starostę Głubczyckiego oraz szczegółowy sprawowany przez Sekretarza Powiatu nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Głubczycach.
2. Skargi załatwiać terminowo – przekazywać do załatwienia zgodnie z właściwością w terminie określonym w art. 231 k.p.a., a rozpatrywać – zgodnie z art. 237 § 1 k.p.a., w przypadku braku możliwości dochowania tego terminu, przedłużać termin ich załatwienia, podają podstawę prawną, tj. art. 36 § 1 k.p.a. w związku z art. 237 § 4 k.p.a., nowy termin ich załatwienia oraz pouczać o prawie wniesienia ponaglenia z treści art. 37 k.p.a.
3. Udzielać odpowiedzi na skargi zgodnie z wytycznymi określonymi w art. 238 § 1 k.p.a.
4. W zawiadomieniach o sposobie załatwienia skarg, zamieszczać informację o sposobie ich załatwienia (uzasadniona/nieuzasadniona) – zgodnie z at. 238 § 1 k.p.a., a w przypadku skarg uznanych za nieuzasadnione – pouczenie o treści art. 239 k.p.a.
5. Stosować prawidłowe podstawy prawne: w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skarg powoływać art. 237 § 3 k.p.a., a w wezwaniach do złożenia wyjaśnień § 8 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
6. W zawiadomieniach o sposobie załatwienia skarg zamieszczać oznaczenie organu powiatu (tj. Starosty Głubczyckiego lub rady Powiatu w Głubczycach), a nie urzędu – Starostwa Powiatowego w Głubczycach, zgodnie z treścią art. 238 § 1 k.p.a.
7. Na kopiach pism pozostawionych w aktach sprawy (m.in. w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skarg, w pismach wzywających do złożenia wyjaśnień) zamieszczać informację o dacie wysyłki wraz z odręcznym podpisem pracownika i data jego złożenia, zgodnie z § 60 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej.
8. Skargi oznaczać pojedynczymi i prawidłowymi znakami sprawy w części dotyczącej symbolu klasyfikacyjnego oraz roku rozpoczęcia sprawy, zgodnie z zasadami określonymi w § 5 ust. 1-3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej.

Wojewoda Opolski

1. Udokumentować każdy zapis w księdze rachunkowej na podstawie dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu stosowanie do zapisów ustawy rachunkowości.
2. w księgach rachunkowych prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków,
3. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywać na bieżąco według daty wystąpienia operacji stosowanie do zapisów ustawy o rachunkowości.
4. Dostosować politykę rachunkowości do obowiązujących przepisów prawa.
5. Opisywać wszystkie dowody księgowe zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości oraz wskazywać źródła finansowania wydatku. Ponadto zapewnić prawidłowe powiązanie ewidencjonowanych dowodów księgowych z zapisami w księdze rachunkowej poprzez stwierdzenie sprawdzania i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu

30.03.2021

1. Ustalenia ogólnoorganizacyjne.

2. Księgowość i sprawozdawczość.

3. Budżet jednostki samorządu terytorialnego.

4. Gospodarka mieniem.

5. Rozliczenia finansowe z jednostkami organizacyjnymi.

Wojewoda Opolski

1. zawarcie porozumień z ORA i OIRP  zgodnie z art.10 ust.1 ustawy, a w przypadku konieczności zastosowania procedury przewidzianej w art.10 ust.2 ustawy przekazanie do ORA i OIRP również informacji, o których mowa w art. 9 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy;
2. zawieranie umów z adwokatami i radcami prawnymi wskazanymi przez ORA i OIRP, w terminach umożliwiających uruchomienie punktów nieodpłatnej pomocy prawnej od początku roku następującego po ich zawarciu;
3. zapisanie w porozumieniu zawartym z Gminą Kietrz ustaleń, w  zakresie określonym w art. 9 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy;
4. wyposażenie pomieszczenia  przeznaczonego do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej w punkcie mieszczącym się w Głubczycach w stolik oraz miejsca siedzące dla co najmniej czterech osób, zgodnie z przepisem § 5 ust.1 pkt 1 rozporządzenia;
5. przeprowadzenie kontroli nad prawidłowością realizacji zadań powierzonych do realizacji organizacjom pozarządowym, zgodnie z treścią art. 11 ust. 8 i ust 8a. ustawy;
6. dostosowanie lokalu, w którym funkcjonuje punkt nieodpłatnej pomocy prawnej w Kietrzu do potrzeb osób niepełnosprawnych lub przeniesienie punkty do innego lokalu, w celu spełnienia wymogów określonych w § 3 ust. 2 rozporządzenia;
7. zmianę umów zawartych z adwokatami i radcami prawnymi w zakresie sposobu ustalenia ich wynagrodzeń poprzez uzależnienie wysokości wynagrodzeń adwokatów i radców prawnych do czasu ich gotowości do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej;
8. zamieszczanie w umowach zawieranych z radcami prawnymi i adwokatami zapisów dotyczących sposobu kontroli realizacji zleconych zadań;
9. powierzanie przez Starostę Głubczyckiego podmiotom realizującym zadania polegające na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej, na zlecenie Powiatu Głubczyckiego, przetwarzania danych osobowych beneficjentów nieodpłatnej pomocy prawnej w drodze umowy zawartej na piśmie, zgodnie  z art. 28 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46.WE ( Ogólne Rozporządzenie o ochronie  danych)  z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE.L.Nr 119, str.1);
10. zapewnienie w pomieszczeniach dla osób oczekujących dostępu do urn, w których osoby uprawnione będą mogły osobiście umieszczać wypełnioną część B  karty pomocy zgodnie z § 5  ust. 4 pkt 5 rozporządzenia ;
11. zapewnienie w pomieszczeniu przeznaczonym do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej w Kietrzu komputera z dostępem do oprogramowania do edycji tekstów, oprogramowania umożliwiającego przesyłanie, odbieranie danych i porozumiewanie się na odległość środkami komunikacji elektronicznej i komputerowego systemu informacji prawnej, wraz z bazą aktów prawnych zgodnie z § 5 ust.1 pkt 3 rozporządzenia;
12. zapewnienie w pomieszczeniu przeznaczonym do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej w Kietrzu wyposażenia zapewniającego przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym, zgodnie z § 5 ust.2 rozporządzenia;
13. oznakowanie lokali, w których umiejscowione zostały punkty nieodpłatnej pomocy prawnej na obszarze powiatu zgodnie z § 5 ust.3 rozporządzenia;
14. udostępnienie w obydwu punktach nieodpłatnej pomocy prawnej na obszarze powiatu informacji, o której mowa w § 5 ust.4 pkt 3 i 4 oraz 6 rozporządzenia, a w punkcie nieodpłatnej pomocy prawnej w Głubczycach również informacji o której mowa w § 5 ust.4 pkt 2, natomiast w punkcie w Kietrz informacji określonych w § 5 ust.4 pkt 1 rozporządzenia;
15. zapewnienie w punkcie nieodpłatnej pomocy prawnej w  Głubczycach, w pomieszczeniu przeznaczonym do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, dostępu do sieci telekomunikacyjnej zgodnie z § 5ust. 1 pkt 3 rozporządzenia;
16. zapewnienie w punkcie w Kietrz, w pomieszczeniu dla osób oczekujących warunków do anonimowego wypełnienia części B karty pomocy, poprzez zapewnienie stolika oraz miejsca siedzącego, zgodnie z § 8 ust.7 rozporządzenia;
17. udostępnienie informacji, o której mowa w art.. 8a. ust.1 ustawy na stronie internetowej Gminy Baborów oraz co najmniej raz w roku w lokalach środkach masowego przekazu, zgodnie z art. 8a. ust. 4 pkt 1 i pkt 2 ustaw;
18. realizowanie zadań z zakresu edukacji prawnej, zgodnie  z art. 8 ust. 1  ustawy;
19. sprawowanie rzetelnego nadzoru nad realizacją zleconych zadań, w tym w szczególności w zakresie:

- dokumentowania nieodpłatnej pomocy prawnej,

- monitorowania jakości świadczonych usług oraz punktualności dyżurów,

Wojewoda Opolski

1. prowadzić ewidencję wydatków z rezerwy celowej budżetu państwa i rezerwy celowej budżetu środków europejskich w PCPR, na koncie 130 zgodnie z funkcją tego konta i obowiązującymi przepisami.
2. ustalać stan niewydanych do końca roku materiałów w formie spisu z natury.
3. terminowo wysyłać dokumenty, wynikające z zawartych umów.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział Opole

Zakres kontroli:

1. Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.
2. Ustalenie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.
3. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.
4. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie  danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

Wojewoda Opolski

Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

Zakres kontroli:

1. Jakość danych ewidencji gruntów i budynków jak podstawa do udostępniania danych.
2. Proces cyfryzacji zbiorów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego i automatyzacja jego funkcjonowania:

1. Stan usług danych przestrzennych,
2. Stan cyfryzacji materiałów kartograficznych,
3. Stan cyfryzacji operatów
4. Stan bieżącej cyfryzacji operatów,
5. Stan systemu do prowadzenia zasobu,
6. Stan e-usług dla wykonawców prac geodezyjnych,
7. Stan e-usług obsług udostępniania materiałów zasobu dla obywateli,
8. Stan e-usług obsługi narad koordynacyjnych.

Zalecenia:

1. Należy podjąć działania mające na celu dostosowanie zapisów Regulaminu Organizacyjnego, a także zakresów czynności pracowników do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Należy uporządkować zapisy zakresów czynności oraz upoważnień Starosty dla pracowników, wydać stosowne upoważnienia dla pracowników nieposiadających takich upoważnień, a realizujących zadania z zakresu geodezji i kartografii w imieniu Starosty, wydać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywanymi obowiązkowymi służbowymi z uwzględnieniem zakresu przetwarzania tych danych.
2. Należy zapewnić prawidłowe działanie Komisji do spraw oceny przydatności materiałów zasobu, tj. w sposób zgodny z przepisami § 14 rozporządzenia w sprawie zasobu. Podjąć działania mające na celu wykonanie zaleceń dotyczących oceny przydatności użytkowej wyników prac geodezyjnych, wobec których stwierdzone zostały przez organ nadzoru nieprawidłowości.
3. Należy podjąć działania mające na celu dostosowanie prowadzonej bazy danych ewidencji  gruntów i budynków do wymogów określonych w przepisach prawa oraz wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie:

- występowania działek wyłącznie w części opisowej bez posiadanej geometrii,

- występowania budynków wyłącznie w części opisowej bez posiadanej geometrii,

- występowania działek ewidencyjnych z geometrią, dla których brak jest danych opisowych,

- występowania niedozwolonych oznaczeń klas i użytków gruntowych,

- występowania działek o znacznych różnicach między powierzchnią ewidencyjna i geodezyjną;

- występowania numerów KW niezgodnych z obecnie obowiązującą strukturą;

- występowania działek o obszarach niejednospójnych;

- występowania punktów granicznych, dla których brak jest atrybutów ZRD/SPD lub BPP/ISD.

4. Należy podjąć działania mające na celu dostosowanie do pełnej funkcjonalności usługi przeglądania i pobierania danych WGiB z obszaru powiatu głubczyckiego.

5. Należy podjąć działania mające na celu dostosowanie do pełnej funkcjonalności usługi przeglądania danych GESUT z obszaru powiatu głubczyckiego.

6. Należy podjąć działania mające na celu uruchomienie i zgłoszenie do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych usług przeglądania i pobierana danych BDSOG praz usługi przeglądania danych BDOT500 obszaru powiatu głubczyckiego.

7. Niezwłocznie należy podjąć działania mające na celu finalizacje procesu cyfryzacji materiałów zasobu.

8. Należy zapewnić terminową realizację zadań wynikających z ustawy Pdgik związanych z organizacją narad koordynacyjnych.

9. Należy podjąć działania mające na celu prowadzenie mapy zasadniczej w postaci, o której mowa w art. 4 ust. 1e pkt. 2 ustawy Pgik.

Wojewoda Opolski

Zakres:

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Zakres:

1. Kontrola osiągnięcia i zachowania efektu rzeczowego oraz ekologicznego zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie.
2. Sprawdzenie dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie i zachowanie celu przedsięwzięcia/projektu.
3. Sprawdzenie, czy nie wystąpiły zmiany własnościowe i czy przedsięwzięcie/projekt jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem.
4. Kontrola kwalifikacji wydatków i poprawnością sporządzania dokumentów rozliczeniowych oraz ich zgodności z oryginalną dokumentacją przedsięwzięcia.
5. Kontrola prowadzenia archiwizacji dokumentacji przedsięwzięcia/projektu w aspektach zgodności z zapisami Umowy o dofinansowanie.
6. Kontrola działań promocyjnych i informacyjnych przedsięwzięcia/projektu.

Najwyższa Izba Kontroli

Styczeń 2023 – 18 kwietnia 2023 

Zakres przedmiotowy kontroli:

1. Przygotowanie, organizacja i poziom zasobów kadrowych Urzędu do realizacji wybranych zadań związanych z obsługą klienta
2. Realizacja wybranych zadań związanych z obsługą klienta

1. Podejmowanie działań w odniesieniu do właścicieli pojazdu którzy nie wykonali z uchybieniem terminu obowiązki, o których mowa w art.71 ust. 7 i art. 78 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo o ruchu drogowym polegającym na

1. Regularnej analizie raportów generowanych z SI CEPIK
2. Wszczynaniu bez zbędnej zwłoki postępowań dotyczących wymierzania kary pieniężnej, określonej w art. 140mb ustawy Prawo o ruchu drogowym

2. Załatwianie spraw administracyjnych w terminie wynikających z art. 36 Kpa
3. Zawiadomienie stron o niezałatwieniu spraw w terminie określonym w ww. przepisie na zasadach przewidzianych w art. 36 Kpa
4. Każdorazowe weryfikowanie, czy osoba ubiegająca się o uprawnienia do kierowania pojazdami, nie posiada prawa jazdy wydanego w jednym państw określonych w art. 12 ust. 2a w zw. Z ust. 2b ustawy o kierujących pojazdami, ani nie rozpoczęła procedury wymiany prawa jazdy na krajowe prawo jazdy lub procedury wydania wtórnika polskiego krajowego prawa jazdy
5. Podjęcie skutecznych działań organizacyjnych mających na celu bieżące generowanie raportów dotyczących zgłoszeń zbycia lub nabycia pojazdów po terminie u ustawie Prawo o ruchu drogowym.

Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej w Głubczycach

23.02.2023 – 27.02.2023

Zakres kontroli w następującym zakresie przedmiotowym

1. Kontrola przestrzegania przepisów przeciwpożarowych – w związku z pisemnym zawiadomieniem z dnia 10.02.2023 r. (data wpływu do tut. Komendy 13.02.2023 r.) o zakończeniu budowy i zamiarze przystąpienia do jego użytkowania;
2. Ocena zgodności z wymaganiami ochrony przeciwpożarowej rozwiązań technicznych zastosowanych w obiekcie budowlanym ;
3. Ocena zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym.

Brak zaleceń

Urząd Marszałkowski Województwa Opolskie

24.05.2023 – 26.05.2023

Zakres kontroli:

Kontrola w miejscu realizacji projektu pn. „Przebudowa odcinka drogi powiatowej nr 12160 w miejscowości Gołuszowice” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach działania „Podstawowe usługi i odnowa wsi na obszarach wiejskich” Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

Brak zaleceń

Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego

07.08.2023

Zakres – Wydawanie, cofanie, zmiana: zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, licencji i zezwoleń w krajowym transporcie drogowym, zaświadczeń na krajowy niezarobkowy przewóz drogowy oraz realizacja obowiązków kontrolnych i sprawozdawczych określonych w ustawie o transporcie drogowym;

Zalecenia:

nakazuje się – poprzez zastosowanie procedury określonej w art. 83 lub 84 u.t.d – kontrolę spełnienia przez przedsiębiorcę wymogów będących podstawą do wydania dodatkowego wypisu tj.;

Nakazuje się – poprzez zastosowanie procedury określonej w art. 83 lub 84 u.t.d. – kontrolę spełnienia przez przedsiębiorcę wymogów będących podstawą do wydania uprawnień przewozowych, tj.:

Nakazuje się dokładną weryfikację treści składanych wniosków pod kątem ich kompletności, aktualności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami ustawy o transporcie drogowym.

Nakazuje się uaktualnienie wzorów wniosków udostępnionych na stronie organu oraz załączników do tychże. Kontrolujący zaleca weryfikację dokumentów potwierdzających prawo do dysponowania pojazdami, które zostają wpisane przez przedsiębiorcę do wykazu pojazdów.

Nakazuje się poświadczenia za zgodność z oryginałem wszelkich kserokopii dokumentów znajdujących się w aktach spraw prowadzonych przez organ licencjowany.

Archiwum Państwowe w Opolu

28.11.2023 r.

Kontrola archiwum zakładowego Starostwa Powiatowego w Głubczycach w przedmiocie przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w zakresie prawidłowości postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentację niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w podmiocie.

Zalecenia:

1. Materiały archiwalne przechowywane w kartonach archiwizacyjnych na podłodze archiwum zakładowego przenieść na regały i półki w magazynie archiwum.
2. Dostosować do wymogów przeciwpożarowych określonych w obowiązującej instrukcji archiwalnej pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego (montaż czujek dymu i ognia).
3. Przekazać zgodnie z obowiązującymi przepisami do archiwum zakładowego akta osobowe byłych pracowników Urzędu Rejonowego w Głubczycach i Starostwa Powiatowego w Głubczycach.
4. Przekazać, zgodnie z obowiązującymi przepisami do Archiwum Państwowego w Opolu materiały wytworzone w latach 1990 – 1998 przez były Urząd Rejonowy  w Głubczycach.